Tracking & tracing là bước khá đơn giản trong quy trình xử lý một lô hàng air xuất/nhập nhưng đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình. Đây là một nghiệp vụ bắt buộc trong mảng air cargo, bạn sẽ phải theo dõi lô hàng từ khâu nhận hàng từ nhà xuất khẩu (shipper) cho đến khi hàng đến destination và giao cho nhà nhập khẩu (consignee).

Thực tế, khi nhắc đến track & trace đối với người đã có kinh nghiệm thì sẽ nghĩ ngay tới khâu theo dõi hàng hóa ở chặng vận chuyển chính, tức là chặng vận chuyển quốc tế bằng máy bay thông qua các hãng hàng không.

Vai trò của track & trace trong vận tải hàng không là để xác định trạng thái hành trình chuyến bay bao gồm các tình trạng sau:

Lô hàng đã bay (departed) chưa?
Lô hàng đã bay tới sân bay nào? Bay có đúng lịch không? Bay có đúng sân bay không?
Lô hàng có bị trì hoãn (delay) không?
Lô hàng có bị hư hỏng hay xảy ra mất mát gì không?
Lô hàng có bị tách ra đi từng phần hay không? (đối với lô hàng có nhiều kiện)

Thông thường các hãng hàng không sẽ update thông tin lô hàng qua email hoặc hệ thống. Khi nhận được thông tin từ hãng hàng không về tình hình lô hàng thì bạn cần update thông tin sớm cho khách hàng/agent nếu lô hàng bị gặp trục trặc để tránh các vấn đề phát sinh và than vãn từ phía khách hàng/agent.

Mỗi công ty sẽ phân chia nhiệm vụ track & trace cho một bộ phận, có thể là bộ phận customer service, document hoặc có bộ phận track & trace riêng nếu lượng hàng của công ty rất lớn.

#1. AWB-prefix là gì?

AWB-prefix là đầu số của các hãng hàng không.

Mỗi lô hàng sẽ có một số MAWB khác nhau để phân biệt và theo dõi trên hệ thống

Số MAWB bao gồm 11 chữ số và chia làm 2 phần.

Phần đầu tiên gồm 3 chữ số được gọi là Prefix- của hãng hàng không để phân biệt các hãng hàng không với nhau. Phần này là dãy số cố định, không thay đổi đối với mọi lô hàng được vận chuyển trên cùng một hãng hàng không.
Phần thứ hai gồm 8 chữ số, các lô hàng được book cùng một hãng hàng không sẽ được phân biệt với nhau bởi 8 chữ số này. 8 chữ số sẽ được nhảy tự động theo phần mềm của hãng hàng không khi bạn lấy booking nhưng lưu ý chữ số cuối cùng sẽ được kết thúc bằng các số từ 0 đến 6. Đây là quy tắc của các hãng hàng không theo Hiệp Hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế (IATA). Khi tracking thì bạn sẽ gõ 8 chữ số này trên hệ thống để tra cứu tình trạng lô hàng.

Như mình có chia sẻ trong bài viết Cách ghi nhớ code các hãng hàng không, bạn có thể xem số Prefix qua website: https://www.utopiax.org/. Hiện nay có hàng trăm hãng hàng không hoạt động trong mảng air cargo thì thực sự không có quy tắc nào để ghi nhớ được các đầu số Prefix này, chỉ có cách hàng ngày tiếp xúc và làm việc thì bạn mới có thể ghi nhớ được các số Prefix.

Bạn có thể chọn xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc xếp theo thứ tự số Prefix.

Mỗi một dòng sẽ bao gồm 3 thông tin:

Số prefix (3 ký tự)
Tên viết tắt của hãng hàng không theo quy định của IATA (2 ký tự)
Tên đầy đủ của hàng hàng không (có đường link của hãng hàng không để tracking)

#2. Quy trình tracking & tracing cơ bản

Sau khi bạn hoàn thành chứng từ của các lô hàng thì sẽ sắp xếp bộ chứng từ theo thứ tự để thuận tiện cho việc theo dõi.

Đối với hàng xuất sẽ sắp xếp theo thứ tự ngày ETD, ETD sớm hơn thì sẽ để ở trên

Đối với hàng nhập sẽ sắp xếp theo thứ tự ngày ETA, ETA sớm hơn thì sẽ để ở trên

Lấy số MAWB của từng lô hàng và vào website của từng hãng hàng không để kiểm tra tình trạng hàng hóa.

Một số lưu ý:

Có một số hãng hàng không sẽ không cập nhật tình trạng của lô hàng lên website hoặc hãng hàng không đó thuê chuyến bay, thuê máy bay của hãng khác thì rất khó kiểm tra thông tin trên website nên bạn cần gửi email cho hãng bay mà bạn lấy booking để kiểm tra tình trạng lô hàng.
Có thể kiểm tra tình trạng của lô hàng qua website của các kho hàng. Bạn phải nắm được thông tin hãng hàng không khai thác hàng xuất/nhập ở kho hàng nào vì mỗi một hãng sẽ chọn một terminal để handle hàng hóa. Từ đó bạn vào website của kho hàng đó để kiểm tra tình trạng hàng hóa.

Ở SGN có 2 kho hàng quốc tế là TCS, SCSC.

Ở HAN có 3 kho hàng quốc tế là NCTS, ACSV, ALSC.

Ví dụ: Hãng hàng không Vietnam Airlines sẽ khai thác hàng hóa ở kho NCTS.

Bạn chỉ cần chọn tên hãng và gõ số vận đơn là sẽ tra cứu được tình trạng của lô hàng.

Hạn chế khi tracing bằng website của kho hàng:

Chỉ áp dụng được đối với chuyến bay thẳng (direct flight).
Đối với các chuyến bay transit thì chỉ kiểm tra được tình trạng chuyến bay của chặng đầu tiên đối với hàng xuất và chuyến bay chặng cuối đối với hàng nhập, các chặng bay còn lại bạn phải kiểm tra tình trạng với hãng hàng không.

#3. Các thuật ngữ liên quan đến tình trạng của một lô hàng air

Khi tracing trên website của các hãng hàng không, bạn sẽ thấy tình trạng của các lô hàng được show một cách rất ngắn gọn hoặc có thể được viết tắt. Bạn hãy cùng Huyền tìm hiểu các thuật ngữ liên quan đến tình trạng của một lô hàng air nhé.

BKD (Booked) – Booking confirmed là thuật ngữ thể hiện booking của người gửi hàng đã được hãng hàng không xác nhận trên hệ thống, hãng đã xác nhận cho việc đặt chỗ thành công. Trên booking sẽ thể hiện đầy đủ thông tin: Số MAWB, Origin, Destination, Pieces/Weight, Routing, Commodity,… Bắt buộc phải có booking thì lô hàng mới được kho hàng tiếp nhận hàng hóa.
RCS (Received) – Shipment accepted – shipment physically received from shipper/agent: đây là trạng thái hàng hoá và chứng từ đã được hãng hàng không chấp nhận, hàng hóa đang nằm trong kho hàng.
MAN (Manifested) – Shipment manifested on flight: đây là trạng thái thể hiện hãng bay đã nhận đầy đủ hàng hóa từ người gửi hàng (shipper) hoặc công ty giao nhận (FWD). Đồng thời, hàng hoá cũng đã được chất xếp xong và được kéo ra máy bay để chuẩn bị khởi hành.
DEP (Departed) – shipment departed on flight: đây là trạng thái thể hiện lô hàng đã được khởi hành.
ARR (Arrived) – shipment arrived from flight: đây là trạng thái lô hàng đã đến sân bay đến.
RCF (Received) – Received from flight – shipment physically received from flight: đây là trạng thái thể hiện hàng hóa đã được kho/ hãng bay tại sân bay đến xác nhận và làm thủ tục nhập kho.
NFD (Notified) – agent/consignee informed of shipment arrival: đây là trạng thái thể hiện thông báo hàng đến (Arrival Notice) đã được hãng bay/kho gửi cho người nhận hàng (Pháp nhân đứng trên mục Consignee trên Master Air Waybill).
DLV (Delivered) – shipment delivered to agent/ consignee: đây là trạng thái thể hiện nhà nhập khẩu đã hoàn thành các thủ tục về hải quan, thanh toán các chi phí (nếu có) và nhận hàng thành công.

Trong quá trình track & trace một lô hàng air, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn gì thì có thể nhờ sự trợ giúp từ hãng hàng không để xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác.

Nguồn tham khảo: YouTube channel: https://www.youtube.com/giangtransworld

Theo dõi hàng hóa trong vận tải bằng đường hàng không (tracking & tracing)