Trong vận tải hàng không thì cần có những loại chứng từ gì, bạn hãy tìm hiểu qua bài viết sau của mình nhé.

Về cơ bản, bộ chứng từ trong vận tải hàng không sẽ được gửi kèm hàng hóa đến destination, bao gồm:

• MAWB: vận đơn chính
• HAWB: vận đơn phụ
• Cargo Manifest: bảng kê hàng hóa
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại
• Packing list: Phiếu đóng gói

Khái niệm, chức năng, cách phân loại của vận đơn hàng không đã được nêu rất cụ thể, chính xác và đầy đủ trong các Giáo trình chuyên ngành vì vậy Huyền chỉ chia sẻ những kiến thức rất thực tế và có thể áp dụng được khi làm việc, hy vọng bài viết hữu ích với bạn.

#1. Master Air Waybill (MAWB)

MAWB là chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa công ty FWD/logistics và hãng hàng không vận chuyển lô hàng.

Mỗi lô hàng có 1 số vận đơn để quản lý và theo dõi.

Số vận đơn gồm 11 chữ số và chia làm 2 phần. Phần đầu gồm 3 số được gọi là Prefix- của hãng vận chuyển. 8 số sau sẽ nhảy tự động theo phần mềm của hãng hàng không.

Số MAWB là số để theo dõi hàng hóa trên website của hãng hàng không.

Bạn có thể xem lại bài Theo dõi hàng hóa trong vận tải bằng đường hàng không để biết cách track & trace một lô hàng air nhé.

Các thông tin cơ bản trên mặt trước của MAWB như sau:

• Shipper’s Name and Address: Thông tin công ty FWD/logistics đầu xuất
• Consignee’s Name and Address: Thông tin công ty FWD/logistics đầu nhập
• Issuing  Carrier’s Agent Name and City: thông tin bên phát hành vận đơn, có thể là hãng hàng không hoặc công ty FWD/Logistics vì hãng hàng không đã ủy quyền cho các công ty FWD đánh MAWB.
• Agent’s IATA code: nếu công ty FWD đủ điều kiện làm thành viên của IATA thì sẽ có code IATA.
• ANA: tên viết tắt của hãng hàng không vận chuyển lô hàng
• All Nippon Airways: tên đầy đủ của hãng hàng không vận chuyển lô hàng
• Not negotiable: có nghĩa là không chuyển nhượng hoặc không có chức năng chuyển nhượng

Không giống như vận tải đường biển, trong vận tải hàng không, người ta không sử dụng vận đơn có thể giao dịch được, hay nói cách khác vận đơn hàng không không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá như vận đơn đường biển thông thường.

Nguyên nhân của điều này là do tốc độ vận tải hàng không rất cao, hành trình của máy bay thường kết thúc và hàng hoá được giao ngay ở nơi đến một khoảng thời gian dài trước khi có thể gửi chứng từ hàng không từ người xuất khẩu qua ngân hàng của họ tới ngân hàng của người xuất khẩu để rồi ngân hàng của người nhập khẩu gửi cho người nhập khẩu.

Vì những lý do trên mà vận đơn hàng không thường không có chức năng sở hữu hàng hoá. Vận đơn hàng không có thể do hãng hàng không phát hành (Airlines Airway Bill), cũng có thể do người khác không phải do hãng hàng không ban hành (Neutral Airway Bill).

• Copy 1,2 and 3 of this Air Waybill are originals and have the same validity.

Copy 1: Original 1 for Issuing Carrier (vận đơn gốc cho hãng vận chuyển)

Copy 2: Original 2 for Consignee (vận đơn gốc cho cnee)

Copy 3: Original 3 for Shipper (vận đơn gốc cho shipper)

• Accounting information: thông tin công ty FWD sẽ trả cước vận tải hàng không (luôn luôn là Prepaid/PP)
• Airport of Departure: tên sân bay xuất
• To: sân bay đến của chặng 1 (điền tên viết tắt Ví dụ: ICN)
• By First Carrier: tên phương tiện vận tải của chặng 1 (điền tên viết tắt Ví dụ: VN416/01Feb)
• To: sân bay đến của chặng 2
• By: tên phương tiện vận tải của chặng 2 (chỉ cần điền VN không cần ngày tháng của chuyến bay)
• To: sân bay đến của chặng 3
• By: tên phương tiện vận tải của chặng 3 (chỉ cần điền VN không cần ngày tháng của chuyến bay)

Để làm tốt bước này, bạn cần ghi nhớ code của các hãng hàng không & code các sân bay để điền thông tin lên MAWB.

• Airport of Destination:  tên sân bay nhập
• Currency: thường để mặc định USD
• WT/VAL: weight/Valuation

Đối với MAWB thì luôn tích x vào 2 ô PPD

• Declare value for carriage: Giá trị kê khai vận chuyển (dùng để xác định giá trị hàng hóa làm căn cứ bảo hiểm nếu có), nếu không có khai báo giá trị hàng thì điền từ NVD hoặc N.V.D (No value declared).
• Declare value for customs: Giá trị khai báo hải quan (dùng làm căn cứ khai quan), nếu không muốn khai báo vào ô này thì để NCV hoặc N.C.V ( No commercial value)

Những lô hàng thông thường thì chỉ cần để mặc định NVD, NCV. Đối với các mặt hàng trị giá cao có mua bảo hiểm nếu hãng hàng không yêu cầu điền thông tin thì bạn mới cần điền đầy đủ thông tin về trị giá hàng hóa và bảo hiểm.

• Handling information: lưu ý đặc biệt của lô hàng trong quá trình làm hàng.

Ví dụ: hàng cần bảo quản ở nhiệt độ …, hàng có pin,…

• No of pieces: số lượng kiện
• Gross Weight: trọng lượng thực tế
• K: đơn vị kilogram
• Rate class Q: Lô hàng từ 45kg trở lên sẽ show Q

Minimum (M) lô hàng dưới 10kg show M

Normal (N) lô hàng có trọng lượng 11-44kg show N

• Chargeable Weight: trọng lượng tính cước

• Rate: hiệp hội hàng không IATA/airlines quy định cước show trên AWB (có trường hợp có thể show As arranged)

Cước phí trong vận tải hàng không được quy định trong các biểu cước thống nhất. IATA đã có quy định về quy tắc, thể lệ tính cước và cho ấn hành trong biểu cước hàng không, viết tắt là TACT (The Air Cargo Tariff), gồm 3 cuốn:

– Quy tắc TACT (TACT rules), mỗi năm 2 cuốn.

– Cước TACT, gồm 2 cuốn, 2 tháng ban hành một cuốn: gồm cước toàn thế giới, trừ Bắc Mỹ và cước Bắc Mỹ gồm cước đi, đến và cước nội địa Mỹ và Canada.

• Nature and Quanlity of Goods: mô tả hàng hóa và kích thước của lô hàng

Trên MAWB sẽ show Consol, một vài trường hợp đặc biệt sẽ show thêm tên hàng thực tế.

• Other charge: phụ phí của lô hàng
• Total Prepaid: Tổng cước trả trước
• Total Collect: Tổng cước trả sau
• Signature of Shipper or his Agent: Tên hãng hàng không/công ty FWD phát hành vận đơn
• Executed on (date): Ngày phát hành AWB. Ngày phát hành AWB sẽ sớm hơn hoặc cùng ngày với chuyến bay đầu tiên.
• At (place): Nơi phát hành AWB

Mặt sau của MAWB (chỉ có ở bản gốc còn bản phụ để trống), bao gồm 2 nội dung chính:

• Thứ nhất, thông báo liên quan đến trách nhiệm của người chuyên chở: Tại mục này, người chuyên chở thông báo số tiền lớn nhất mà họ phải bồi thường trong trường hợp hàng hoá bị tổn thất trong quá trình chuyên chở, tức là thông báo giới hạn trách nhiệm của mình. Giới hạn trách nhiêm của người chuyên chở được quy định ở đây là giới hạn được quy định trong các công ước, quy tắc quốc tế hoặc luật quốc gia về hàng không dân dụng.

• Thứ hai, các điều kiện hợp đồng: Nội dung này bao gồm nhiều điều khoản khác nhau liên quan đến vận chuyển lô hàng được ghi ở mặt trước. Các nội dung đó thường là:
  • Các định nghĩa, như định nghĩa về người chuyên chở, định nghĩa về công ước Vac­sa­va 1929, định nghĩa về vận chuyển, điểm dừng thoả thuận…
  • Thời hạn trách nhiệm chuyên chở của người chuyên chở hàng không
  • Cơ sở trách nhiệm của người chuyên chở hàng không
  • Giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở hàng không
  • Cước phí của hàng hoá chuyên chở
  • Trọng lượng tính cước của hàng hoá chuyên chở
  • Thời hạn thông báo tổn thất
  • Thời hạn khiếu nại người chuyên chở
  • Luật áp dụng.

Những quy định này thường phù hợp với quy định của các công ước quốc tế về hàng không như Công ước Vac­sa­va 1929 và các nghị định thư sửa đổi công ước như Nghị định thư Hague 1955, Nghị định thư Montreal…

#2. House Air Waybill (HAWB)

HAWB là chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa công ty FWD và khách hàng trực tiếp.

Về cơ bản, thông tin trên MAWB và HAWB có nhiều điểm giống nhau.

Mình sẽ chỉ ra một vài điểm khác nhau giữa MAWB và HAWB như sau:

• Thứ nhất, số MAWB bên góc trái sẽ show thêm code sân bay xuất (ví dụ: HAN/SGN),  góc bên phải sẽ show số HAWB
• Thứ 2, WT/VAL: weight/Valuation

Dựa vào điều kiện Incoterm để đánh dấu x cho đúng

Ví dụ: term EXW sẽ đánh dấu vào cột Collect còn term DDP sẽ đánh dấu vào cột Prepaid.

• Thứ 3, số kiện và trọng lượng thực tế show trên HAWB sẽ nhỏ hơn hoặc bằng số kiện và trọng lượng thực tế show trên MAWB  vì 1 MAWB có thể có nhiều HAWBs.
• Thứ 4, trong các ô charge thường sẽ show As Arranged.

Có một số nước nhập khẩu yêu cầu show số tiền cước thực tế để tính thuế nhập khẩu thì bạn sẽ show cước hàng không theo yêu cầu của agent (Ví dụ: Brazil,…)

• Thứ 5, phần mô tả tên hàng, trên HAWB sẽ show tên hàng thực tế theo Invoice.

Có thể show thêm số PO, số SO, số Commercial Invoice, HS code,…

#3. Cargo Manifest

Manifest là bản kê khai hàng hóa, thể hiện sự liên kết giữa MAWB và HAWB.

Phía trên bảng thể hiện thông tin shipper cnee trên MAWB, số MAWB, chuyến bay đầu tiên, ngày bay, sân bay đi, sân bay đến.

Bảng phía dưới thể hiện:

Số kiện, số GW của từng HAWB (không cần show CW)

Tên hàng, destination, shipper, cnee của từng HAWB

Dòng cuối tổng hợp lại số kiện, GW (sẽ phải giống thông tin trên MAWB)

Có thể thêm cột incoterm của từng HAWB tùy theo mẫu của từng công ty FWD.

#4. Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại là chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để thanh toán giá trị hàng hóa giữa hai bên theo những điều kiện cụ thể.

Các thông tin cơ bản trên Invoice bao gồm

• Shipper
• Cnee
• Số Invoice
• Ngày phát hành Invoice
• Địa chỉ giao hàng (Delivery address)
• Phương thức vận tải
• Điều kiện Incoterm
• Phương thức thanh toán
• Ngày hết hạn thanh toán
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, đơn vị tính (bao/chiếc/cái/thùng,…)
• Giá trị của từng mục hàng
• Tổng tiền
• Loại tiền
• Các chi phí liên quan (nếu có) như cước vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, chi phí đóng gói,…
• Nước xuất xứ hàng hóa

Chức năng của Invoice

• Cơ sở để thanh toán giữa người bán và người mua trong thương mại quốc tế
• Cơ sở để khai báo hải quan và tính thuế xuất/ nhập khẩu
• Cơ sở để mua bảo hiểm hàng hóa
• Cơ sở để giải quyết khiếu nại/bồi thường
• Thông tin để phát hành HAWB

#5. Packing list

Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận trong hợp đồng, thông tin trên phiếu đóng gói tương tự như hóa đơn thương mại nhưng không cần các thông tin liên quan đến thanh toán, giá trị hàng hóa.

Về hình thức, Packing list có một số thông tin tương tự như Invoice như:

• Shipper
• Cnee
• Ngày phát hành Packing list
• Số Packing list
• Phương thức vận tải
• Điều kiện Incoterm

….

Điểm khác nhau giữa 2 loại chứng từ đó là Packing list cần thể hiện đầy đủ quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước của từng kiện hàng.

Chức năng của Packing list

• Cơ sở để các công ty FWD book chỗ với các hãng hàng không.
• Cơ sở để sắp xếp phương tiện vận tải cho phù hợp.
• Cơ sở để xếp dỡ hàng, nếu hàng quá khổ sẽ cần thuê thiết bị chuyên dụng để hạ hàng.
• Cơ sở để tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (carton hay pallet nào) trong trường hợp hàng phải kiểm hóa hàng thực tế.

Trên đây là 5 chứng từ cần thiết và quan trọng cho một lô hàng air, bộ chứng từ sẽ được gửi theo hàng trước giờ cut-off, còn bộ chứng từ scan sẽ được gửi cho agent để làm thủ tục hải quan ở đầu nhập (đây chính là bước gửi pre-alert).

Bạn có thể xem lại Quy trình hàng xuất bằng đường hàng không ở công ty Forwarfer.

Ngoài 5 chứng từ kể trên tùy theo yêu cầu của từng loại hàng hóa, theo yêu cầu của từng nước nhập khẩu sẽ yêu cầu thêm các chứng từ khác như Hun trùng, C/O,… bạn lưu ý follow theo yêu cầu của agent để chuẩn bị bộ chứng từ cho đầy đủ và chính xác.

Nguồn tham khảo: YouTube channel: https://www.youtube.com/giangtransworld