Trước khi tiếp quản một công việc mới, các bạn cần tìm hiểu kỹ quy trình làm việc để nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng, chính xác. Hôm nay, các bạn hãy cùng Huyền tìm hiểu về quy trình xử lý một lô hàng air xuất dưới góc độ công ty Forwarder nhé.
# Bước 1: Tiếp nhận thông tin (Receive inquiry)
Có 3 nguồn nhận inquiry:
+ Các đại lý nước ngoài (overseas agent)
+ Đội kinh doanh (sales team)
+ Khách hàng (direct customer)
Mỗi inquiry kiểm tra giá yêu cầu phải đầy đủ thông tin lô hàng như sau:
+ Tên hàng hóa (Commodity)
+ Thông tin hàng hóa bao gồm số kiện, trọng lượng, kích thước các kiện
+ Sân bay đi (origin)
+ Sân bay đến (destination)
+ Ngày hàng hóa sẵn sàng để xuất khẩu (cargo ready date)
+ Thời gian khởi hành dự kiến – ETD (estimated time of departure)
+ Thời gian máy bay dự kiến đến sân bay đích – ETA (estimated time of arrival)
+ Điều kiện giao hàng (Incoterm)
+ Các yêu cầu đặc biệt khác
# Bước 2: Kiểm tra giá và đặt giữ chỗ (Get net charge – Booking)
Dựa theo điều kiện giao hàng trong mỗi inquiry cần xác định các loại chi phí cần kiểm tra.
Ví dụ 1: Agent xin báo giá EXW thì cần kiểm tra cước hàng không (air freight) và chi phí local charge đầu Việt Nam (EXW charge) bao gồm: vận chuyển nội địa từ nhà máy đến kho hàng sân bay (domestics trucking) , thủ tục hải quan (customs),…
Ví dụ 2: Sale team xin báo giá DDP thì cần kiểm tra cước hàng không (air freight) và chi phí local charge đầu nước ngoài (DDP charge) bao gồm import charge, international trucking, customs fees,…
Sau khi tổng hợp đầy đủ giá net charge thì sẽ làm báo giá (quotation) gửi cho khách hàng/đại lý, có thể gửi bằng mail hoặc form quotation của công ty.
Tiến hành đặt giữ chỗ với airlines dựa theo ngày hàng được giao ra sân bay.
# Bước 3: Lập file (Open file)
Đây chính là bước input thông tin của lô hàng lên hệ thống. Bước này rất quan trọng vì nó liên quan đến việc phát hành chứng từ nháp, nếu sai sót có thể ảnh hưởng đến bộ chứng từ chính thức.
Dựa vào xác nhận đặt chỗ của airlines, nhập thông tin số chuyến bay, ngày bay, số MAWB, sân bay đi, sân bay transit (nếu có) , sân bay đến,… xuất file booking để gửi cho khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi Invoice/packing list để làm HAWB nháp.
Tại Hồ Chí Minh (SGN), có 2 kho hàng air mã TCS và SCSC.
Tại Hà Nội (HAN), có các kho hàng air mã ALSC, ACSV, NCTS.
# Bước 4: Phát hành HAWB nháp (prepare draft document)
Làm HAWB nháp dựa vào thông tin shipper/cnee/commodity/ no of package trên Invoice/packing list sau đó gửi HAWB nháp cho khách hàng/agent yêu cầu kiểm tra và xác nhận lại nội dung HAWB, lưu ý giờ cut off chứng từ.
Gửi Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping instruction), form HAWB, Manifest, xác nhận đặt giữ chỗ (booking) cho đội Hiện trường (OP Team).
Ngoài ra cần kiểm tra với airlines, agent đầu destination,… có yêu cầu giấy tờ đặc biệt gửi theo hàng hay không, ví dụ: Chứng nhận xuất xứ (CO), Hun trùng (Fumigation),…
Gửi trước số MAWB, HAWB nháp, chuyến bay, ngày bay,… cho agent đầu destination để chuẩn bị làm thông quan nhập khẩu.
# Bước 5: Cut off
Các bạn hiện trường (OP Team) sẽ nhận hàng và xuống hàng ở sân bay (terminal), dán nhãn cho mỗi kiện hàng, kiểm tra số kiện, số kg, kích thước của từng kiện hàng và báo thông tin về cho đội Cus/Doc ở văn phòng.
Việc tiếp nhận hàng và tiếp nhận bộ chứng từ sẽ được tiến hành trước giờ cut off theo quy định của từng hãng bay.
# Bước 6: Gửi chứng từ cho đại lý, theo dõi tình trạng hàng hóa (send pre-alert to overseas agent, track & trace)
Gửi bộ chứng từ đầy đủ cho đại lý bao gồm: HAWB, MAWB, Manifest, Invoice/packing list, Debit note (Nếu có), Credit note (Nếu có), …, yêu cầu đại lý xác nhận sau khi đã nhận được pre-alert.
Theo dõi hàng hóa đã được departed chưa, hàng có bị delay không, nếu bị delay thì push airlines cho hàng bay chuyến sớm nhất. Nếu thay đổi lịch trình bay phải thông báo sớm cho khách hàng/đại lý. Tùy theo điểu kiện giao hàng, theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho cnee (POD).
# Bước 7: Kết file (Close file)
Nhập giá mua (phải trả cho airlines/co-loader), nhập giá bán (debit thu khách hàng/đại lý), nhập các mục phải thu, phải trả khác.
Kiểm tra lại lãi/lỗ của từng file, chuyển file cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.
Trên đây là quy trình sơ lược để xử lý được một lô hàng air xuất trong các công ty Forwarder, mỗi bước sẽ có những yêu cầu cụ thể, chi tiết hơn, Huyền sẽ chia sẻ trong các bài viết tiếp theo nhé.
Nguồn tham khảo: YouTube channel: https://www.youtube.com/giangtransworld
Em chào chị. Em rất cảm ơn những chia sẻ hữu ích của chị về quy trình xuất hàng air. Sau khi tham khảo quy trình xuất hàng air ở một số tài liệu thì em có một thắc mắc mong chị có thể giải đáp giúp em được không ạ. Đó là em có thấy một số tài liệu nhắc đến việc khi người gửi hàng giao hàng cho công ty forwarder xong thì công ty forwarder sẽ cân hàng trước tại kho của minhf (nếu người gửi hàng đưa hàng đến kho của forwarder trước) rồi sau đấy khi hàng được chuyển đến kho tại sân bay xong lại được cân lần nữa bởi hãng hàng ko và in tờ cân… Em không hiểu là thế thì tại sao phải cân trước ở kho của forwarder để làm gì ạ.
Em rất mong nhận được sự giúp đỡ phản hồi từ chị. Chúc chị một ngày tốt lành ạ.
Hi Trà My,
Chị rất vui khi nhận được câu hỏi của em. Rất xin lỗi em vì chị trả lời hơi trễ.
Chị xin trả lời thắc mắc của em như sau:
– Đối với hàng air sẽ có một số công ty FWD sẽ cân hàng trước tại kho để có luôn số liệu phát hành HAWB, từ đó phát hành debit note thu tiền người gửi hàng vì có trường hợp khách phải thanh toán tiền trước khi hàng được departed.
– Khi công ty FWD cân đo trước hàng tại kho của mình thì sẽ có số liệu. Khi hàng được cân lại trên kho hàng nếu có sự sai lệch quá nhiều thì công ty FWD đã có căn cứ để làm khiếu nại với hãng hàng không/kho hàng.
Nếu còn thắc mắc gì em cứ nhắn lại nhé. Chị chúc em một ngày vui vẻ nhé.