Tùy theo yêu cầu của từng loại hình công ty thì sẽ có cách quản lý công việc đối với nhân viên chứng từ khác nhau.
Đối với công ty quy mô lớn, công ty đa quốc gia, lượng hàng nhiều thì sẽ có công ty phân công cho bạn riêng một loại hàng đi châu Âu, châu Mỹ, châu Á,…hoặc chia theo tuyến Âu, Mỹ, Á,…
Hoặc cũng có thể chia theo account như hàng của Samsung, Microsoft, Apple,… quản lý công việc cho từng account như vậy sẽ đỡ bị rối hơn khi bạn phải handle nhiều loại hàng hóa khác nhau.
Hôm nay mình xin chia sẻ cách quản lý công việc mà mình đã từng trải nghiệm ở công ty local vừa và nhỏ, hy vọng bạn có cái nhìn thực tế hơn về vị trí document.
#1. Cách quản lý công việc
Trong các công ty vừa và nhỏ thì nhân viên chứng từ sẽ kiêm khá nhiều nhiệm vụ khác nhau, thậm chí sẽ kiêm luôn một phần của công việc vị trí Chăm sóc khách hàng (customer service), do vậy nếu không biết cách quản lý công việc thì sẽ rất dễ dẫn đến bỏ sót việc, quên việc, tốc độ xử lý công việc chậm không theo được tiến độ công việc chung của cả team,…
Mình nghĩ mỗi người sẽ có một cách quản lý công việc khác nhau miễn sao hoàn thành nhiệm vụ một cách đầy đủ, chính xác, không bị phát sinh chi phí hoặc vấn đề gì.
Mình có một vài kinh nghiệm cá nhân xin được chia sẻ với bạn.
Theo dõi tất cả lô hàng bằng một bảng excel
Nhập thông tin cơ bản của tất cả các lô hàng đang xử lý (handle) vào một file excel, thường xuyên cập nhật (update) một cách ngắn gọn các việc còn dở dang (pending) đối với từng lô hàng.
Lô hàng nào đã xử lý xong thì nên chuyển sang màu khác hoặc sang sheet khác để tập trung theo dõi các lô còn pending.
Viết tất cả các lô hàng vào lịch để bàn
Đây là việc đơn giản nhưng khá hiệu quả khi bạn phải follow các lô hàng air theo ngày/tuần hoặc giải quyết các lô hàng air bị phát sinh trong ngày.
Sau khi có booking của tất cả các lô hàng trong ngày hoặc các ngày tiếp theo, mình có thói quen note kế hoạch vào lịch để tiện theo dõi và không bị bỏ sót lô hàng nào cả. Từ đó, mình sẽ tổng hợp thông tin và gửi kế hoạch xuất hàng cho đội hiện trường trên sân bay theo ngày.
Với các đầu việc trong ngày, việc gấp thì đương nhiên phải ưu tiên xử lý trước, còn lại các việc không quá gấp thì sẽ note lại vào một file riêng hoặc có thể viết tay các việc còn pending để đỡ bị quên, sót việc.
Ngày nay đã có rất nhiều công cụ hỗ trợ về việc lên kế hoạch như Google Calender,… bạn nên dùng các ứng dụng để nhắc nhở các việc quan trọng và cần thiết phải hoàn thành hàng ngày.
Theo dõi từng lô hàng bằng file cứng
Có công ty sẽ yêu cầu nhân viên theo dõi các lô hàng bằng file cứng, in hết tất cả chứng từ của từng lô hàng ra sau đó kẹp vào một file cứng.
- Ưu điểm: hằng ngày nhìn thấy file cứng trước mắt thì sẽ không bị sót đầu việc.
- Nhược điểm: mất thời gian in chứng từ cho từng lô hàng, tốn giấy mực, hơi bừa bộn trên bàn làm việc, tốn diện tích lưu trữ tài liệu,…
Tự đặt KPI cho bản thân
Đối với mỗi vị trí, công ty sẽ áp KPI để nhân viên xử lý theo đúng quy trình mà công ty đã đề ra. Tuy nhiên, trong một ngày nhân viên chứng từ phải xử lý khá nhiều việc khác nhau cho nên đôi khi phải linh hoạt thì mới xử lý được công việc một cách chu toàn.
Ví dụ: công ty yêu cầu phải gửi pre-alert ngay sau khi hàng đã được tiếp nhận vào kho hàng Nội Bài (tiếp nhận hàng ngày 21/3). Tuy nhiên nếu ngày bay không phải ngày hôm sau (22/3), mà ETD là ngày 23/3 thì bạn có thể lùi lại việc gửi pre-alert sang sáng ngày 22/3 nếu bạn đang có rất nhiều cái pending cần xử lý gấp. KPI của mình ở đây là gửi toàn bộ pre-alert doc trước khi hàng departed. (Trừ trường hợp đặc biệt agent yêu cầu gửi pre-alert sớm ngay sau khi hàng được nhập kho thì bạn vẫn nên ưu tiên làm sớm theo yêu cầu của agent nhé)
Phân chia theo nhóm công việc
Thông thường, 1-2 ngày trước những ngày nghỉ lễ kéo dài 3-5 ngày thì lượng hàng hóa sẽ đổ dồn lên sân bay, đồng nghĩa khối lượng công việc cũng tăng gấp 2,3 lần so với ngày thường. Bạn nên phân chia các lô hàng theo nhóm công việc để tránh bị sót việc.
Ví dụ:
- Nhóm chưa làm bill nháp, chưa gửi chứng từ cho đội hiện trường trên sân bay.
- Nhóm chưa được gửi pre-alert.
- Nhóm cần gửi debit.
- Nhóm chưa làm được gì cả.
Sắp xếp thứ tự giải quyết công việc khi check mail
Bạn có thể xem lại bài Mẹo quản lý email trong học tập và công việc để biết cách quản lý email hàng ngày, từ đó sẽ biết cách xử lý mail nào trước, mail nào sau.
Đương nhiên mình sẽ ưu tiên xử lý các mail có tiêu đề (subject) mail là URENT trước rồi. Nếu có thể giải quyết công việc trong email dưới 1 phút thì mình sẽ ưu tiên làm luôn. Hết 1 phút đó thì mình sẽ quay lại công việc pending cần làm.
Các email pending lặt vặt mình sẽ dánh dấu lại, cho vào một góc để giải quyết lần lượt sau.
#2. Đối tượng được ưu tiên xử lý việc gấp trước
Cách phân chia đối tượng ưu tiên sẽ dựa vào quan điểm cá nhân, kinh nghiệm làm việc của mỗi người.
Trong quá trình làm việc sẽ có những việc gấp từ sếp, những phòng ban khác nhau nên sẽ phải sắp xếp, ưu tiên cho việc gấp nào được xử lý trước. Trong số những việc gấp liên quan đến sếp, khách hàng, các bên liên quan, phòng ban khác… thì đối tượng ưu tiên đầu tiên của mình thường là nhân viên hiện trường ở sân bay.
Những anh em làm ở sân bay thường phải làm khá nhiều công việc tay chân rất vất vả, nặng nhọc, nguy hiểm nên khi đội hiện trường gọi điện cho bạn có nghĩa chắc chắn hàng hóa có vấn đề và cần bạn hỗ trợ, xử lý sớm nhất có thể.
Khi bạn làm việc trong văn phòng thì bạn sẽ có cảm giác an toàn và dễ chịu hơn còn những người phải làm công việc bên ngoài văn phòng sẽ phải chịu vất vả hơn đặc biệt khi thời tiết khắc nghiệt lúc thì trời quá nóng, quá lạnh, trời mưa gió, bão bùng,…Ngoài ra vào những ngày cao điểm như gần ngày nghỉ lễ, mùa cao điểm xuất hàng từ tháng 7 đến tháng 12,… lượng hàng hóa tăng đột biến nên các bạn hiện trường thường xuyên phải làm ca đêm, thậm chí có những lúc kho Nội Bài bị quá tải các bạn phải làm đến 2,3h sáng hoặc có lô hàng sát giờ cut off thì phải ngồi đợi đến lượt, không dám đi đâu, phải ngồi đợi hàng tiếng đồng hồ mà không dám đi ăn tối.
Các bạn làm hiện trường thường chỉ cầm bộ chứng từ bản cứng thôi, nếu các bạn làm việc ở văn phòng không biết cách sắp xếp gửi chứng từ đầy đủ, gửi sai/thiếu thông tin thì người đi làm hiện trường rất cực vì cứ phải đi đi về về. Không phải lúc nào văn phòng cũng gần kho hàng để thuận tiện cho các bạn hiện trường chạy về văn phòng in lại chứng từ. Các bạn hiện trường thực sự rất sợ khi biết công ty mới tuyển nhân viên chứng từ chưa có kinh nghiệm. Vì chưa có kinh nghiệm nên chắc chắn tốc độ xử lý công việc sẽ chậm, hay làm sai, làm nhầm như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của các bạn hiện trường, khiến các bạn ấy vất vả hơn.
Mặc dù các bạn hiện trường cũng được trả lương như mình nhưng mình thường ưu tiên hơn vì mình nghĩ mình được làm trong môi trường làm việc thoải mái, có điều hòa, không sợ nóng, lạnh, bụi bặm, mồ hôi nên không có lý gì mà mình không đặt vị trí của mình vào những công việc mang tính nguy hiểm nhiều mà không xử lý công việc gấp cho họ.
Không có vị trí nào thấp hơn vị trí nào, tất cả đều là đi làm công ăn lương nên tất cả các vị trí đều giống nhau hết. Không phải làm ở văn phòng thì vị trí cao hơn làm ở hiện trường. Đối với sếp cũng vậy, cũng đi làm công ăn lương, cấp bậc ở đây chỉ là trong hệ thống công ty, họ có kinh nghiệm hơn ở vị trí đó nên ở cấp bậc đó và chịu trách nhiệm nhiều hơn theo mô tả công việc.
Nếu sếp và các phòng ban khác cũng có việc gấp cùng lúc thì bạn có thể nói chuyện một cách thẳng thắn là bạn đang giải quyết việc gấp cho nhân viên hiện trường để lô hàng không bị offload. Việc để bị offload một lô hàng air xuất là một điều cấm kỵ, nếu ai gây ra điều đó thì chắc chắn phải chịu trách nhiệm vì hàng đã book đi air thường là những lô hàng gấp. Khi bạn nói chuyện một cách rõ ràng thì sếp và các phòng ban có thể hiểu được và chờ bạn thêm một thời gian cho đến khi giải quyết xong việc gấp cho đội hiện trường.
Trên đây là một vài chia sẻ của Huyền về cách quản lý công việc đối với nhân viên chứng từ trong công ty FWD. Nếu bạn có thêm các cách quản lý công việc nào khác thì hãy chia sẻ ở phần bình luận để mọi người học hỏi lẫn nhau nhé.