Cách sử dụng email là hành trang quan trọng để quản lý việc học tập, để đi xin việc và làm việc.
Khi bạn trao đổi công việc với người khác qua email thì cũng giống như một cuộc hội thoại giữa hai hoặc nhiều người.
Giao tiếp qua email có sự khác biệt so với các công cụ giao tiếp khác như trực tiếp hoặc qua điện thoại,… đồng thời cách quản lý email là một kỹ năng quan trọng và vô cùng cần thiết trong công việc hàng ngày, bạn nên học hỏi và luyện tập kỹ năng này ngay từ bây giờ nhé.
#1. Cách quản lý email hàng ngày
Chia sẻ với bạn, đối với nhân viên logistics làm việc ở văn phòng thì một ngày có thể nhận hàng trăm email. Số lượng ít là khoảng 100-200 email/ngày, số lượng nhiều là khoảng 500-600 email/ngày, thậm chí vào mùa cao điểm có thể nhận hơn 1000 email/ngày.
Khoảng 50-60% số lượng email nhận được bạn phải reply và giải quyết vì liên quan đến các lô hàng mà bạn đang take care và handle. Còn lại khoảng 40-50% số lượng email còn lại là được đồng nghiệp cc vào và có thể liên quan đến mình.
Khi nhận được một số lượng email lớn như vậy thì bạn phải biết cách quản lý email để tránh trường hợp bị miss email đặc biệt là những email quan trọng, dẫn đến việc không kịp thời xử lý công việc.
Có một số tip để quản lý email hàng ngày như sau:
Check mail hàng ngày vào đầu giờ sáng
Các bạn sinh viên nên tạo thói quen cho bản thân check email vào buổi sáng vào những thời gian rảnh như trên xe bus hoặc giờ ra chơi.
Khi đi làm thì công việc đầu tiên đến văn phòng sẽ là check email, bạn nên nhìn bao quát toàn bộ email chưa đọc, email nào có subject Urgent/Important thì nên ưu tiên reply trước còn lại sẽ xử lý lần lượt.
Trong quá trình check mail nếu mail nào có thể reply một cách nhanh chóng thì nên xử lý email đó trước còn lại sẽ lưu email vào draft để tránh trường hợp bị miss mail và quên không reply email đó. Tất cả các mail được lưu vào draft là các công việc bạn cần giải quyết trong ngày làm việc.
Quản lý email theo folder
Không nên để toàn bộ email đổ dồn vào một hòm thư Inbox mà nên chia email theo folder.
Trong ngành Logistics thường chia theo các folder sau:
- Các hãng hàng không
- Khách hàng
- Đại lý nước ngoài
- Nhà cung cấp các dịch vụ nội địa
- Thư quan trọng không được xóa
Đây là cách chia cơ bản nhất của những người làm trong ngành Logistics vì phải làm việc với hàng trăm bên liên quan và quản lý hàng trăm lô hàng, rất khó có thể ghi nhớ được toàn bộ thông tin nhận được. Khi cần tìm lại thông tin gì thì bạn sẽ vào các folder đã được chia là có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin bạn đang cần.
Ví dụ:
- Khi đi làm, bạn cần xem lại báo giá cước thì sẽ vào folder các hãng hàng không.
- Khi đang đi học thì bạn nên chia folder theo các Môn học
- Khi mới ra trường đang đi xin việc thì bạn nên chia folder theo các trang tuyển dụng mà bạn đã apply, khi nhận được thư từ nhà tuyển dụng bạn sẽ biết được ngày mình đã apply công ty đó qua trang tuyển dụng nào.
Check spam hàng ngày
Nhà tuyển dụng lần đầu tiên gửi email cho bạn có thể email sẽ vào hòm thư spam, nếu không check email spam có thể bạn sẽ mất đi cơ hội được mời đi phỏng vấn hoặc cơ hội trúng tuyển.
Khi đi làm, có trường hợp email của khách hàng/đại lý nước ngoài gửi email sẽ bị vào hòm thư spam, nếu bạn không check mail spam và reply kịp thời sẽ bị khách hàng/đại lý nước ngoài claim.
Xóa email rác/không quan trọng
Khi check mail hàng ngày thì nên xóa email rác/không quan trọng ngay lập tức để tránh bộ nhớ email bị đầy, không thể nhận thêm email mới, mail load chậm và tìm email cũ rất lâu.
Không gộp nhiều email/không tạo quá nhiều email
Đối với email cá nhân, bạn chỉ nên tạo 2 địa chỉ email.
- Địa chỉ email thứ nhất là địa chỉ email chính thức phục vụ cho học tập, công việc, làm thẻ ngân hàng,vv…
- Địa chỉ email thứ hai là địa chỉ email phụ sẽ phục vụ cho mục đích giải trí, shopping online,…
Nếu dồn hết email vào một địa chỉ email thì rất rối, khó quản lý email.
Sau này khi đi làm, có công ty sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ mail duy nhất hoặc có công ty sẽ tạo thêm cho bạn một địa chỉ gmail phòng trường hợp hệ thống công ty bị trục trặc thì sẽ có gmail back up công việc.
#2. Một số lưu ý quan trọng khi làm việc qua email
Check người nhận, file đính kèm
Trước khi gửi một email bạn nên dành thời gian (khoảng 30 giây) kiểm tra thật kỹ danh sách người nhận và file đính kèm (nếu có) để tránh trường hợp gửi nhầm người và đính kèm một file nhạy cảm.
Gửi email phải có tiêu đề (subject)
Khi gửi một email bắt buộc phải có subject, đồng thời subject cần ngắn gọn, cụ thể, đầy đủ thông tin, nó là căn cứ, cơ sở khi bạn cần tìm lại email cũ.
- Khi đi học bạn nên để subject Bài của nhóm 1 Môn học…
- Khi đi xin việc thì subject email nên ghi rõ vị trí công việc và tên công ty mà bạn đang apply, khi bạn apply hàng chục, hàng trăm công ty thì sẽ dễ quản lý và tra cứu thông tin.
- Khi làm việc trong ngành Logistics thì subject email nên bắt buộc để số vận đơn vì mỗi lô hàng được quản lý bằng một số vận đơn khác nhau, khi biết được số vận đơn thì các bên sẽ dễ dàng tra cứu thông tin lô hàng.
Khi bạn search email theo số vận đơn thì sẽ ra toàn bộ email liên quan đến số vận đơn đó.
Ngoài ra có thể add thêm số Job file, số tờ khai,… lên subject để tiện theo dõi.
Cách đặt subject sẽ tùy thuộc vào mỗi người để phục vụ cho công việc của mỗi vị trí khác nhau.
Tạo chữ ký
Khi đi làm, công ty đã có mẫu chữ ký sẵn nên bạn chỉ cần thay đổi chữ ký theo thông tin cá nhân của bạn.
Khi đi học thì bạn nên tạo một chữ ký thật chuyên nghiệp, bao gồm Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ skype, Địa chỉ email,… để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
#4. Hình thức cơ bản của một email
Phần đầu tiên: chào hỏi
Ví dụ:
Nếu bạn đã biết thông tin năm sinh của người nhận mail:
+Đối với anh/chị hơn tuổi mình thì sẽ Dear Anh/Chị + tên.
+Đối với bạn bằng tuổi hoặc kém tuổi thì sẽ Dear + tên.
Nếu bạn chưa biết thông tin năm sinh của người nhận mail thì sẽ Dear Mr/Mrs + tên.
Đối với người nước ngoài thì nên viết Dear + tên.
Phần thứ hai: đặt vấn đề, nêu ra vấn đề, lý do vì sao bạn viết email
Có trường hợp bạn sẽ phải gửi email cho 2 người trở lên.
- Dear người thứ nhất ví dụ khách hàng A để gửi booking.
- Dear người thứ hai ví dụ bạn B để báo làm tờ khai hải quan cho khách hàng A.
Tip: bôi đậm/chuyển sang màu đỏ 2 chữ Dear để người nhận mail chú ý đọc kỹ email bạn gửi, tránh việc những người liên quan bị sót công việc.
Phần thứ ba: cách giải quyết vấn đề, yêu cầu của bạn
Có trường hợp bạn sẽ nhận được một email rất dài chứa nhiều vấn đề cần giải quyết (ví dụ như email claim của khách hàng, đại lý khi hàng hóa gặp trouble,…)
Tip để xử lý những email trên như sau:
- Copy lại nội dung email khách hàng/đại lý đã gửi, sau đó trả lời lần lượt cho từng ý, từng câu hỏi.
- Câu trả lời nên rõ ràng, đủ ý, súc tích, ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn phải đủ sức thuyết phục để kết thúc giao dịch email trong thời gian ngắn nhất có thể.
Phần thứ tư: chào cuối email, bao gồm cả chữ ký.
Phần chân email sẽ để cách nội dung cho người nhận thứ 2 một khoảng để email nhìn sẽ thoáng hơn, người nhận sẽ có sự chú ý vào email hơn.
Lưu ý: giữa các phần nên cách một dòng để người đọc dễ phân biệt giữa các phần, tránh người đọc bị rối mắt, stress và có thể nhận được đánh giá cao từ người nhận email.
#5. Không để cảm xúc cá nhân vào email
Dù bạn có bị căng thẳng, ức chế thì không nên để cảm xúc cá nhân và đưa từ ngữ không thích hợp vào email. Việc này thể hiện bạn làm việc không chuyên nghiệp và có thể vô tình sau này email đó trở thành bằng chứng chống lại bạn.
Trên đây là cách quản lý email và số lưu ý quan trọng khi làm việc qua email. Ở các bài viết sau Huyền sẽ chia sẻ thêm về cách soạn thảo email làm việc chuyên nghiệp để bạn tham khảo thêm nhé.
Nguồn tham khảo: YouTube channel: https://www.youtube.com/giangtransworld