Huyền nghĩ đây là một trong những chủ đề mà ít khi nhận được sự chia sẻ từ các anh chị đi trước vì thực sự không ai muốn kể nhiều về lỗi sai của bản thân mình cho người khác.
Khi nghe bài chia sẻ của ông Jack Ma với sinh viên Việt Nam vào năm 2017 Huyền thực sự rất ấn tượng với câu nói “We always have to learn from mistake that the other people make, not necessary learn from successful story”. Có rất nhiều người thường chỉ tập trung vào học hỏi từ các câu chuyện thành công. Để thành công thì có rất nhiều lý do nhưng khi thất bại thì có rất hiếm lý do để thất bại vì vậy để thành công bạn cần tìm hiểu câu chuyện vì sao họ thất bại.
Theo ý kiến cá nhân mình, học từ lỗi sai của người là cách học hay để bạn có thể tránh được các lỗi tương tự trong tương lai mà người đó đã bị mất cả thời gian và tiền bạc để trả giá cho lỗi sai của họ.
Trong quá trình làm việc thì rất khó có thể làm đúng 100% không mắc một lỗi sai nào, quan trọng là cách bạn đối diện và giải quyết vấn đề do mình gây ra.
Thực sự mình không thể chia sẻ được toàn bộ lỗi sai mà mình đã gặp phải khi làm vị trí nhân viên chứng từ bộ phận hàng xuất air trong công ty FWD mà chỉ có thể liệt kê các lỗi hay mắc phải nhất trong quá trình làm việc.
Bạn có thể đọc lại bài Các vị trí liên quan air cargo trong công ty FWD, từ đó bạn có thể dễ hình dung các lỗi sai dễ mắc phải.
Dưới đây là những lỗi sai cơ bản thường gặp nhất mà Huyền đã dành thời gian tổng hợp lại, hy vọng bạn có thể học hỏi và rút kinh nghiệm cho bản thân mình.
#1. Phí phạt cơ bản của nhân viên chứng từ bộ phận hàng air xuất
Điều chỉnh MAWB/HAWB (Amended MAWB/HAWB)
Đối với MAWB cần show đúng thông tin shipper (thông tin công ty bạn), thông tin cnee (thông tin công ty agent).
Trước khi gửi bộ chứng từ pre-alert cho agent cần kiểm tra lại với agent xem thông tin của họ show trên MAWB đã chuẩn chưa, có thể agent đã điều chỉnh thông tin của họ mà không update được cho tất cả partner. Nếu bạn không show đúng thông tin của agent trên MAWB thì agent sẽ không thể làm các bước tiếp theo ở đầu nhập khẩu sau khi hàng đến. Bạn phải báo airlines điều chỉnh lại thông tin cnee trên MAWB và phí điều chỉnh (CCA fee/Amendent fee) sẽ dao động 10-50USD/bill tùy airlines.
Đối với HAWB cần yêu cầu khách/agent check và confirm HAWB trước khi hàng bay để tránh chi phí chỉnh sửa bill. Ngoài ra có một số nước yêu cầu phải show mã số thuế của importer, HS code, contact name của cnee đầy đủ,… do vậy bạn phải nắm vững yêu cầu của từng nước để show đầy đủ thông tin trên hawb.
Ví dụ: đối với hàng đi Turkey phải show đầy đủ mã số thuế, thông tin liên hệ của cnee, HS code.
Không file manifest hoặc file manifest trễ (Failed FWB/FHL)
Có một số airlines như VN/KE/CX/SQ/QR/JL/OZ…các FWD có hợp đồng (contract) thì nhân viên của công ty FWD sẽ có trách nhiệm file manifest cho các lô hàng xuất trên hệ thống của các airlines theo hướng dẫn. Nếu các công ty FWD không file manifest đầy đủ trước khi hàng được departed theo thời gian quy định của từng airlines thì công ty sẽ bị phạt, số tiền phạt tùy theo quy định của từng hãng. Thậm chí có trường hợp việc không file manifest sẽ dẫn đến hậu quả rất nghiệm trọng.
Không báo cancel booking theo thời hạn quy định (Late Cancellation Fee)
Khi bạn đã đặt booking với công ty FWD, nhưng vì tiến độ sản xuất chậm hoặc lý do nào đó dẫn đến không đáp ứng được lịch cut off và buộc phải thông báo hủy booking đến công ty FWD muộn, thì các hãng airlines sẽ áp dụng phí phạt này cho các công ty FWD, các công ty FWD sẽ thu lại phí phạt từ công ty bạn để nộp phạt cho airlines.
Không phải airlines nào cũng áp dụng phí phạt hủy chỗ nhưng những năm gần đây do dịch Covid và các sự kiện kinh tế, chính trị khác dẫn đến tình trạng khan hiếm space và khi bạn hủy chỗ muộn sẽ ảnh hưởng đến việc sắp xếp chỗ, kế hoạch chất xếp và ảnh hưởng đến cả chuyến bay nếu hủy booking với volume lớn.
Gửi pre-alert cho agent muộn (send pre-alert lately)
Như có chia sẻ trong bài Kinh nghiệm làm việc với đại lý nước ngoài, có những nước có quy định về thời gian file manifest cho các lô hàng nhập nên bạn sẽ bắt buộc phải gửi pre-alert cho agent trước khi hàng đến nơi theo thời gian agent đã thông báo trước để tránh việc agent bị phạt, khi bị phạt có thể agent sẽ charge lại công ty bạn phí phát sinh đó. Đương nhiên khi công ty tra cứu trách nhiệm thì lỗi thuộc về bạn và có thể bạn sẽ phải tự đền bù số tiền bị phát sinh.
Ghi sai thông tin mã kho xuất hàng trên booking confirmation (wrong warehouse code)
Trong booking có một thông tin rất quan trọng đó là mã kho xuất hàng.
Ví dụ nếu bạn book CZ thì mã kho xuất hàng là kho ALSC (01B1A04)
Có một số bạn quen làm hàng nhập air có thể bị nhầm lẫn vì khi nhập hàng qua CZ thì mã kho nhập hàng là kho NCTS (01B1A02).
Trước khi gửi file booking cho shipper bạn phải kiểm tra lại thật kỹ thông tin mã kho xuất hàng vì khi show sai thông tin này sẽ dẫn đến sai mã kho hàng trên tờ khai hải quan. Chắc chắn việc này sẽ dẫn đến phát sinh chi phí sửa lại tờ khai đồng thời bị mất thêm thời gian xử lý lỗi sai, có thể dẫn đến việc hàng bị offload.
Gửi thông tin in phiếu cân (SLI)/mawb sai, thông tin in tem (talon) sai, form in hawb/manifest sai cho đội hiện trường ở sân bay
Trong quá trình làm chứng từ chắc hẳn sẽ có lúc bạn bị mắc lỗi sai có thể nguyên nhân do có nhiều lô hàng phải xử lý cùng một lúc, phát sinh hàng gấp sát giờ cut off nên bị team OP push gửi chứng từ gấp,… nên bạn sẽ dễ bị luống cuống. Trong những tình huống như vậy bạn nên dành thêm một vài phút kiểm tra lại bộ chứng từ một cách bình tĩnh, nếu có lỗi sai thì sửa ngay lập tức tránh việc gửi thông tin sai cho đội OP, hàng đã đến dest thì việc xử lý vấn đề phát sinh sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho các bên liên quan.
#2. Cách xử lý giảm các chi phí phát sinh như thế nào khi nó đã xảy ra
- Đối với các chi phí phát sinh theo mức cố định
Mỗi airlines sẽ có bảng giá đối với các yêu cầu hoặc lỗi sai như điều chỉnh doc, quên không file manifest,…
Ví dụ KE sẽ charge 10usd/mawb theo bạn quên file manifest.
Cách tốt nhất là xin sếp hoặc đội sales hỗ trợ chi phí đó nếu số tiền không quá lớn, cho tính phí phát sinh vào cost lô hàng. Trường hợp chi phí lớn từ 50usd trở lên thì bạn phải báo cáo sếp và xin sếp, công ty hỗ trợ nếu bạn làm sai lần đầu tiên.
- Đối với các chi phí linh hoạt không có thông báo từ đầu
Cách tốt nhất là sử dụng mối quan hệ.
Trong các trường hợp có vấn đề xảy ra, bạn nên ưu tiên hỗ trợ các bên liên quan một cách nhiệt tình vì không ai mong muốn có trouble xảy ra, không ai muốn mình bị làm sai. Khi bạn đã giúp đỡ người khác khi xảy ra trouble thì khi bạn gặp trouble thì mọi người cũng sẽ sẵn lòng support bạn trong khả năng của họ.
Tất cả đều cùng hoàn cảnh đi làm thuê nên trong trường hợp bị làm sai, phát sinh chi phí thì bạn nên trình bày lý do rõ ràng, trình bày hoàn cảnh và xin các bên hỗ trợ giảm thiểu tối đa số tiền phát sinh nếu được vì sẽ có trường hợp không thể xin giảm số tiền phát sinh được vì nó thuộc về quy định, luật lệ. Nếu trường hợp không xin hỗ trợ được thì bạn vẫn nên giữ thái độ vui vẻ và cảm ơn người khác để duy trì mối quan hệ làm việc lâu dài.