Có khi nào bạn gửi một email xong mà mãi không thấy đại lý nước ngoài phản hồi lại, gọi điện thì không thấy ai bắt máy. Remind mail 3, 4 lần cũng không nhận được chút hồi âm. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy rất hoang mang và lo lắng trong tình huống này.

Khi mới bắt đầu bước chân vào “nghề” mình đã được trải nghiệm cảm giác như trên, chỉ đến khi có chị đồng nghiệp nói là đại lý nước ngoài đang nghỉ lễ rồi em thì mình mới đỡ cảm thấy hoang mang không lối thoát 🙂

Để không vấp phải tình huống như trên, bạn đừng nên bỏ qua 5 điều hữu ích sau nhé

#1. Kiểm tra ngày nghỉ lễ của các nước (world holiday)

Khi bạn giao dịch thường xuyên với các khách hàng/đại lý nước ngoài thì bạn sẽ nhận được thông báo nghỉ lễ (Holiday notice) ở dưới chữ ký email trước kỳ nghỉ lễ khoảng 1-2 tuần hoặc nhận một email riêng thông báo lịch nghỉ lễ.

Tuy nhiên sẽ có trường hợp các khách hàng/agent bạn ít giao dịch thì sẽ khó nhận được thông báo nghỉ lễ. Vì vậy, nếu không nhận được hồi âm từ khách hàng/agent thì bạn cứ bình tĩnh và kiểm tra lại xem họ có đang nghỉ lễ hay không.

Một số lịch nghỉ lễ quan trọng

• Các nước Mỹ và châu Âu có kỳ nghỉ lễ quan trọng trong năm là Giáng sinh (Christmas), năm mới (New Year), lễ Tạ ơn (Thanksgiving),…
• Trung Quốc có kỳ nghỉ lễ dài là Quốc khánh (National Day), Trung thu (Mid-autumn festival), Năm mới (Lunar New Year), Thanh minh (Tomb-Sweeping Day)…
• Indonesia có ngày lễ Muharram là ngày lễ của người Hồi giáo

Để tìm lịch nghỉ lễ của các nước, bạn chỉ cần gõ từ khóa “Tên quốc gia + Holiday” là sẽ có ngay thông tin bạn nhé.

#2. Kiểm tra múi giờ quốc tế

Để tránh trường hợp không kịp xin giá từ các agent oversea, bạn cần nắm được múi giờ làm việc quốc tế để sắp xếp công việc chủ động. Đây cũng chính là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết để làm vận tải hàng không. Bạn tham khảo bài viết 5 kỹ năng cần thiết để làm vận tải hàng không.

Mình lấy một ví dụ để minh họa cho việc nắm bắt múi giờ quốc tế rất quan trọng.

Bạn đang có một lô hàng gặp trouble ở đầu Mỹ do agent không liên lạc được với cnee để làm thủ tục hải quan. Khi nhận được thông tin như vậy từ agent bạn cần yêu cầu shipper cung cấp lại thông tin cnee trong giờ làm việc ở Việt Nam, sau đó sẽ phải tiếp tục làm việc với agent ở Mỹ trong buổi tối ngày hôm đó (lúc này đang trong giờ làm việc của agent Mỹ) tránh để sang ngày hôm sau sẽ bị mất thêm một ngày lưu kho. Khi một lô hàng đến Mỹ bị gặp trouble mà bạn không linh hoạt xử lý công việc overtime thì rất dễ phát sinh chi phí lưu kho. Lưu ý chi phí lưu kho đầu Mỹ khá cao và chỉ được free 24h sau khi hàng đến nơi.

#3. Phong cách viết mail của đại lý nước ngoài

Nhật

Các agent Nhật thường gửi một email bắt đầu bằng Dear tên bạn + san.

Mỹ/Âu

Phong cách viết email của các agent ở Mỹ/Âu khá “informal” thường không hay dùng Dear mà thường chào hỏi kiểu How’s going/Hope you’re well…. Hoặc viết luôn tên bạn, sau đó vào luôn nội dung chính cần trao đổi. Câu từ trong email rất ngắn gọn, súc tích, không hoa mỹ, dài dòng.

Ấn, Thái

Các agent ở Ấn Độ hoặc Thái Lan thường thích được phản hồi email nhanh chóng, họ không thích chờ đợi lâu và sẽ push bạn rất nhiều lần cho đến khi có cách giải quyết nếu đang có việc “urgent”.

Mỗi một đất nước, vùng miền sẽ có phong cách làm việc, phong cách viết email khác nhau, vì vậy bạn nên quan sát và ghi nhớ những điểm quan trọng nhất để hỗ trợ thêm cho công việc hàng ngày của mình.

#4. Tìm hiểu mã nước, mã vùng

Bạn đã biết cách gọi điện thoại quốc tế bằng máy để bàn?

Mỗi một quốc gia đều có một mã vùng riêng để thuận tiện cho quá trình kết nối liên lạc giữa hai đất nước khác nhau. Vậy nên, biết được mã vùng là bước đầu tiên và quan trọng trong cách gọi điện thoại ra nước ngoài cũng như từ nước ngoài về Việt Nam. Một quốc gia sẽ có mã số để gọi ra ngoài và mã gọi đến, theo Liên Minh Viễn Thông Quốc tế phê chuẩn mã số 00 là tiêu chuẩn để bạn gọi ra ngoài vùng của mỗi quốc gia.

Đây cũng là mã phần lớn các quốc gia trên thế giới đều chấp thuận, trong đó bao gồm cả Việt Nam.

Bạn có nhớ mã vùng điện thoại quốc tế của Việt Nam là bao nhiêu không?

Các quốc gia sẽ có mã số khác nhau, như Việt Nam có mã vùng điện thoại quốc tế là ( +84), Đài Loan (+886), Hàn Quốc ( +82), Nhật Bản (+81), Trung Quốc (+86)…

Hướng dẫn cách gọi điện thoại ra nước ngoài nhanh chóng

Để thực hiện cách gọi điện thoại ra nước ngoài, bạn phải biết mã vùng của quốc gia đó. Sau khi có mã vùng, bạn thực hiện cuộc gọi theo các cách như sau:

• Đối với số cố định: Bấm 00- mã nước – mã vùng tỉnh đó- số điện thoại liên hệ.
• Đối với số di động: Bấm 00- mã nước- số điện thoại cần liên lạc.

Ngoài ra còn có cách gọi điện thoại ra nước ngoài thông qua ứng dụng như WhatsApp, Facetime, Line ,Talkatone, Talkray, Google Hangouts,…

Khi nhận được một cuộc gọi từ nước ngoài thì bạn cũng có thể nhận ra là khách hàng/agent nước nào đang gọi bạn và bạn nên bắt máy ngay. Chắc chắn phải có việc rất urgent thì khách hàng/agent mới call như vậy vì thường thì chỉ cần trao đổi công việc qua email là đủ.

#5. Tìm hiểu tên miền quốc gia

Cũng giống như mã sân bay, các quốc gia cũng có mã riêng để phân biệt các nước với nhau.

Thông thường sẽ dùng 2 chữ cái trong tên quốc gia để làm tên miền quốc gia.

Ví dụ: Canada ký hiệu CA, Lào ký hiệu LA, Ý ký hiệu IT, Đức ký hiệu DE,…

Campuchia không thể dùng CA vì trùng với Canada nên dùng tên miền quốc gia là KH, viết tắt của từ Khmer.

Mục đích của việc nắm được tên miền quốc gia để

• Phục vụ cho việc lấy booking trên hệ thống của airlines, sẽ có ô mã quốc gia để bạn điền thông tin
• Phục vụ cho công việc file manifest trên hệ thống airlines, sẽ có ô mã quốc gia để bạn điền thông tin
• Biết chính xác quốc gia bạn cần kiểm tra giá

Có một số quốc gia có tên thành phố, khu vực giống nhau, khi nhìn vào ký hiệu viết tắt bạn sẽ biết ngay địa chỉ này nằm ở quốc gia nào.

Ví dụ: Những địa danh trùng tên nhưng hoàn toàn khác biệt

• Memphis, Ai Cập và Memphis, Tennessee
• Quốc gia Libăng (Lebanon) và Lebanon, New Hampshire
• Quốc gia Antigua và Antigua, Guatemala
• Granada, Tây Ban Nha và quốc gia Grenada
• La Paz, Mexico và La Paz, Bolivia
• Sydney, Australia và Sydney, Canada
• Paris, Pháp và Paris, Texas

Để phục vụ tìm kiếm các thông tin trên một cách nhanh chóng và hiệu quả mình xin giới thiệu đến bạn website: https://countrycode.org/

Theo ý kiến cá nhân mình thì website này cực kỳ hữu ích. Bạn chỉ cần gõ tên quốc gia là sẽ cho ra rất nhiều thông tin hữu ích.

Ví dụ Vietnam sẽ ra một loạt thông tin hữu ích như Country calling code (+84),  2 digit ISO (VN), Time zone (UTC +7), Local time, Currency (Dong-VND), Capital (Hanoi), VIETNAM CITY CODES (tuy nhiên phần này chưa được update thông tin mới nhất nên bạn lưu ý tự kiểm tra lại nhé).

Mình rất “highly recommend” bạn sử dụng trang web này để tra cứu thông tin nhé.