Đại lý hàng hóa của các hãng hàng không

Khi một hãng hàng không muốn phát triển thị trường ở Việt Nam thì chi phí vận hành bao gồm chi phí thuê văn phòng,cơ sở vật chất, nhân viên,… các thủ tục pháp lý rất phức tạp và tốn kém, các vấn đề liên quan đến thuế. Nói chung các chi phí phát sinh để mở một văn phòng đại diện ở Việt Nam sẽ cao hơn rất nhiều so với chi phí thuê một công ty đã có trụ sở ở Việt Nam, các công ty local như vậy đã có sẵn văn phòng, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu thị trường, khách hàng, am hiểu luật pháp.

Một công ty có thể làm đại lý cho nhiều hãng hàng không và một hãng hàng không có thể chỉ định nhiều đại lý khác nhau.

Khi làm đại lý của các hãng hàng không sẽ có lợi ích đi kèm: được sử dụng hình ảnh của hãng hàng không để quảng bá, phát triển thị trường, được hưởng phần trăm lợi nhuận trên doanh số bán được (tải hàng hóa bán được)

Có 3 loại đại lý cho hãng hàng không

• GSA (General Sales Agent) Tổng đại lý khai thác hàng hóa

Đại lý GSA là đại diện kinh doanh cho một hay nhiều hãng hàng không ở một khu vực/quốc gia cụ thể. Đại lý GSA chịu trách nhiệm bán tất cả các sản phẩm của hãng hàng không, có nghĩa đại lý GSA sẽ vừa bán vé máy bay cho hành khách và vừa bán tải hàng hóa.

GSA tại quốc gia hay khu vực được chỉ định có toàn quyền hoạch định về khối lượng hàng hóa vận chuyển, tìm kiếm khách hàng và hoạt động marketing. Khi GSA bán được cước vận chuyển thì sẽ được nhận hoa hồng (commission) từ các hãng hàng không.

• GSSA (General Sales and Services Agent) Tổng đại lý khai thác hàng hóa và dịch vụ

Đại lý GSSA là đại diện của các hãng hàng không trong một lãnh thổ hoặc khu vực cụ thể để thương mại hóa năng lực vận tải hàng không và giám sát các hoạt động vận hành tại khu vực đó. GSSA là bên thứ 3 đại diện cho các hãng hàng không chủ yếu về thương mại hóa hàng hóa, vận hành và dịch vụ hành chính.

Khi một hãng hàng không muốn chuyển sang một thị trường mới hoặc tối ưu chi phí của mình ở thị trường hiện có thì họ sẽ cần chuyên môn của GSSA đã có mặt trong khu vực để tiếp thị năng lực vận chuyển hàng hóa mà không phải đầu tư thời gian, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực.

• CSA (Cargo Sales Agent) Đại lý bán cước vận chuyển và dịch vụ cho một hãng hàng không tại một quốc gia/khu vực được chỉ định.

CSA cũng nhận được hoa hồng sau khi bán được cước vận chuyển. Khác với GSA, CSA chịu sự kiểm soát của tổng đại lý hãng hàng không tại quốc gia hoặc khu vực được chỉ định trong việc hoạch định về sản lượng, chiến lược marketing. Tổng đại lý hãng hàng không sẽ có nhiều CSA trong khi GSA được là văn phòng đại diện cho nhiều hãng hàng không khác nhau.

• Còn có thêm một loại đại lý nữa là PCSA (Pointed/Prefer/Priority Cargo Sales Agent) đại lý được chỉ định/đại lý ưu tiên của các hãng hàng không.

Đây chính là khách hàng VIP của các hãng hàng không, hãng sẽ có chính sách ưu tiên về giá và tải hàng hóa.

Vai trò của đại lý hãng hàng không

• Sales & Marketing: Giới thiệu, quảng bá dịch vụ, sản phảm của hãng hàng không. Đi gặp khách hàng là các công ty FWD để giới thiệu về các loại máy bay đang được khai thác và sử dụng, các điểm đến, lịch bay, giá cả,… phát triển và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đồng thời có thể chia sẻ với khách hàng về tầm nhìn, kế hoạch phát triển dài hạn trong tương lai của ngành hàng không.
• Administration: vai trò quản trị. Các đại lý phải chịu trách nhiệm quản trị các vấn đề về hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán, chi phí, lợi nhuận,…
• Operation: vai trò vận hành. Các đại lý sẽ quản lý chỗ, booking của các hãng hàng không, theo dõi hàng hóa (track&trace), theo dõi việc nhận hàng từ các công ty FWD, load hàng lên máy bay một cách an toàn & tối ưu tải trên khoang máy bay.

Các bộ phận trong GSA và CSA

#1. Bộ phận Sales

Đối với các công ty vừa và nhỏ, các CSA sẽ có ít nhất một nhân viên kinh doanh làm nhiệm vụ lên kế hoạch hoạch định sản lượng cho mỗi chuyến bay, báo cáo cho tổng đại lý  và sau đó sẽ tìm khách hàng.

Đối với công ty lớn như GSA sẽ có một đội kinh doanh gồm các nhân viên kinh doanh, giám sát kinh doanh, giám đốc kinh doanh.

#2. Bộ phận dịch vụ khách hàng và booking

Đối với các công ty vừa và nhỏ, ngoài nhân viên sales thì cần phải có thêm nhân viên dịch vụ khách hàng để trực điện thoại, xuất booking và hỗ trợ cho khách hàng các vấn đề trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Cụ thể hơn là những vấn đề như thông báo các quy định và thông báo mới từ hãng hàng không, các vấn đề liên quan đến chứng từ, không vận đơn (MAWB), giờ cắt máng (cut off time) và gửi booking confirmation cho khách hàng khi tổng đại lý chấp nhận lô hàng đó, theo dõi hàng hóa và update thông tin khi hàng hóa bị gặp các vấn đề phát sinh (delay, offload, damage,…). Số lượng nhân viên dịch vụ khách hàng và booking cần ít nhất là một người là có thể hoạt động được.

Đối với GSA, mỗi một hãng hàng không họ nhận làm đại diện sẽ có ít nhất một nhân viên dịch vụ khách hàng chuyên tư vấn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng sử dụng dịch vụ hãng hàng không đó, như vậy mức độ hiệu quả sẽ cao hơn.

#3. Bộ phận Operation

Bộ phận Operation sẽ thực hiện việc xuất không vận đơn (MAWB) cho khách hàng, nhập liệu hệ thống, lập bộ chứng từ để lưu và giao nộp không vận đơn cùng bộ chứng từ khách hàng đã nộp. Công việc này đòi hỏi phải đi lại nhiều và có thể làm ca đêm nên hầu hết các công ty thường tuyển nam cho vị trí này, tuy nhiên, nữ cũng có thể làm được công việc này. Bộ phận này cần ít nhất một người là có thể thực hiện được.

Đối với GSA, một nhân viên Operation có thể đảm nhiệm được công việc này cho nhiều hãng hàng không trong khả năng của họ.

Ngoài ba bộ phận chính kể trên thì sẽ có thêm bộ phận kế toán, hành chính, nhân sự,… để xử lý công việc hiệu quả.

Hàng Air Co-load

Khái niệm hàng Air Co-load

Bạn có hiểu hàng Air Co-load là gì không? Hãy cùng mình tìm hiểu nhé.

Một công ty FWD A không có hợp đồng (contract) với hãng hàng không/đại lý hãng hàng không thì công ty A sẽ kiểm tra giá và booking với công ty FWD B có hợp đồng với hãng hàng không/đại lý hãng hàng không. Giá của công ty B sẽ cao hơn so với giá trực tiếp của các hãng hàng không/đại lý hãng hàng không, phần lợi nhuận chênh lệch công ty B sẽ được hưởng.

Muốn ký hợp đồng với các hãng hàng không thì công ty FWD phải ký quỹ – số tiền đảm bảo khi có vấn đề xảy ra ví dụ công ty FWD bị phá sản,… Đồng thời công ty FWD phải đảm bảo đạt sản lượng theo yêu cầu từ hãng hàng không (Ví dụ: 100 tấn/tháng). Nếu công ty FWD không chuyên về mảng hàng air thì việc ký hợp đồng trực tiếp với hãng hàng không/đại lý hãng hàng không sẽ không đạt hiệu quả, thay vào đó book co-load qua một công ty FWD khác sẽ hiệu quả hơn.

Lưu ý về việc book hàng co-load:

• Công ty A và công ty B có mối quan hệ hợp tác thân thiết, có sự tin tưởng lẫn nhau để đảm bảo hai bên cùng có lợi (win-win situation), công ty B sẽ cung cấp giá tốt và tải theo yêu cầu của công ty A.

• Công ty A sẽ giao chứng từ cho công ty B, nếu làm như vậy công ty B sẽ biết khách hàng trực tiếp (direct shipper) của lô hàng. Nếu trường hợp công ty B chào giá cho khách hàng của công ty A thì sẽ gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa hai công ty.

Đây là lưu ý quan trọng cho các bạn làm sales. Nếu bạn lấy được khách hàng của công ty A thì đồng nghĩa với việc bạn đã bị mất một khách hàng là công ty A. Công ty A có thể book với công ty B thêm rất nhiều lô hàng khác và có thể duy trì mối quan hệ hợp tác cho những lô hàng khác trong tương lai.

Hy vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu về khái niệm đại lý hàng hóa của các hãng hàng không và khái niệm hàng air co-load.

Nguồn: YouTube channel: https://www.youtube.com/giangtransworld