Cụm từ “cắt máng” hay “cut of time” rất phổ biến với những người làm trong ngành logistics. Liệu bạn đã hiểu ý nghĩa đầy đủ của thuật ngữ này.
Bài viết hôm nay Huyền sẽ chia sẻ những thông tin đầy đủ về “cut off time” đối với hàng air, bonus thêm phần Nguyên nhân khiến hàng bị rớt chuyến bay (offloaded), chắc hẳn sẽ có liên quan đến “cut off time”.
#1. Tìm hiểu về “cut off time”
Cut off time là gì?
Cut off time hay Closing time là mốc thời gian chót mà shipper cần làm xong một số công việc theo quy định của airlines như thủ tục cân hàng, thanh lý tờ khai,… để lô hàng được xuất khẩu.
Hạn cuối này sẽ chính xác theo giờ và ngày.
Thông tin cut off time sẽ được show trên Booking mà airlines gửi hoặc theo quy định giờ cut off của từng airlines.
Các loại Cut off time
- Cut off Doc
Đây là thời hạn cuối cùng để các công ty FWD nộp bộ chứng từ cho airlines để airlines issue MAWB và gửi bộ chứng từ theo hàng. Trong trường hợp công ty FWD tự issue MAWB thì sẽ nộp bộ chứng từ đầy đủ cho airlines theo giờ “Cut doc”.
- Cut off cargo
Đây là thời hạn cuối mà shipper/công ty FWD làm xong thủ tục cân hàng và nhập hàng vào kho hàng.
Lưu ý:
Giờ “Cut off cargo” sẽ trước Giờ “Cut off doc” vì kho hàng cần thời gian để kịp chất xếp hàng hóa lên máy bay.
Cần làm gì khi không kịp “Cut off time”
- Nếu là Shipper
Bạn cần liên hệ ngay với FWD mà mình đã lấy booking để FWD có phương án xử lý và hỗ trợ thêm.
- Nếu là FWD
Bạn cần liên hệ ngay với airlines mình đang book, cụ thể liên hệ trực tiếp với OP airlines hoặc bộ phận cus/sale airlines để nhờ kho hàng hỗ trợ thêm.
Nếu đã quá trễ và không thể kịp load lên máy bay như kế hoạch ban đầu thì FWD cần chủ động kiểm tra (check) lịch bay sớm nhất tiếp theo trên website của airlines hoặc kiểm tra với đội cus/sale airlines nhờ hỗ trợ (support) chuyển (revised) booking sang chuyến bay gần nhất. Đồng thời báo cho agent/cnee đầu nước nhập khẩu về việc thay đổi lịch bay.
#2. Tìm hiểu về “offloaded”
Đối với những người làm trong bộ phận hàng air xuất trong công ty FWD thì cụm từ “offloaded” thực sự “ám ảnh” theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng.
Khi khách hàng lựa chọn vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có nghĩa là lô hàng đó mang tính chất “gấp” (urgent). Vì vậy lô hàng cần được xuất đi theo đúng kế hoạch (theo booking) để không làm gián đoạn dây chuyền sản xuất hoặc kế hoạch của người nhập khẩu.
Thực sự việc giải quyết một lô hàng bị offloaded sẽ mất thời gian hơn xử lý một lô hàng mới nhưng đây là công việc rất bức thiết vì nó có thể gây ra hậu quả rất lớn.
Như vậy, ”offloaded” là gì?
“Offloaded” được hiểu đơn giản là hàng hóa không được xếp lên chuyến bay như trong booking.
Sau khi hàng hóa bị “offloaded” thì airlines sẽ gửi thông báo chính thức bằng “official letter” thông qua email cho công ty FWD nêu rõ nguyên nhân và lịch trình chuyến bay tiếp theo sẽ vận chuyển lô hàng đó.
Nguyên nhân khiến hàng bị “offloaded”
Nguyên nhân chủ quan
- Máy bay bị quá tải
Thông thường dựa vào trọng tải của máy bay, airlines sẽ có sự sắp xếp tính toán để đưa ra những trọng lượng tải có thể nhận được, sau đó sẽ nhận booking từ các FWD. Tuy nhiên thực tế, nếu có quá nhiều shipper lên vượt phần tải đã booking dẫn đến tình trạng quá tải toàn bộ tải của máy bay. Hoặc lượng hàng từ những chuyến bay trước bị offload lại quá nhiều cần được xếp vào máy bay này.
Để đảm bảo space và an toàn cho cho máy bay, airlines buộc phải cắt lại một số lượng hàng hóa nhất định.
Sau khi máy bay khởi hành website của hãng bay sẽ update tình trạng của lô hàng. Bạn có thể chủ động tracing bằng số MAWB trên website của hãng hoặc tracing trên website của kho hàng để nắm được tình hình. Nếu hàng bị offload thường sẽ được show với tình trạng offloaded hoặc không được hiển thị “departed” mặc dù máy bay đã khởi hành.
Trong trường hợp nãy lỗi xuất phát từ phía airlines, hãng sẽ gửi thư xin lỗi và đưa ra sự sắp xếp chuyến bay sớm nhất cho lô hàng bị offload.
- Do lỗi nhân viên kho hàng
Bộ phận kho hàng chính là bên trung gian chính hỗ trợ hãng bay và người xuất nhập khẩu trong việc vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên có rất nhiều trường hợp mặc dù lô hàng có trong kế hoạch load hàng từ hãng bay, nhưng do trong quá trình xếp load lên mâm hàng, nhân viên kho kéo nhầm hàng của bên khác hoặc bị miss mất lô hàng của bạn dẫn đến vô tình lô hàng bị offload.
Tương tự như trường hợp lỗi do máy bay quá tải, hãng sẽ gửi thư xin lỗi và sắp xếp chuyến bay sớm nhất cho lô hàng bị offload.
- Do lỗi shipper nhập hàng muộn
Trên booking của hãng bay luôn có giờ cut off hàng. Tuy nhiên vì lý do chủ quan từ shipper như: Hàng hóa không sản xuất kịp, hàng bị lỗi phải sản xuất thay thế hoặc nguyên nhân khách quan như xe tải bị trục trặc khi đang chở hàng lên sân bay, xe tải lên sát giờ cut off time mà kho hàng quá đông không có chỗ hạ hàng…dẫn đến hàng nhập kho vào muộn, quá giờ cut off trên booking dẫn đến việc offloaded.
Dù là hàng hóa bị offload do nguyên nhân nào đi chăng nữa thì người chịu ảnh hưởng vẫn là shipper (chủ hàng) và FWD người đại diện cho chủ hàng . Việc hàng hóa bị offloaded sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch giao hàng, thậm chí shipper (chủ hàng) có thể bị phạt do chậm trễ giao hàng như thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
Như vậy bản thân FWD và shipper (chủ hàng) cần chủ động bám sát mọi deadline, cut off time hàng + docs của airlines để sắp xếp kế hoạch, thời gian sản xuất hàng, thời gian đưa hàng lên Nội Bài/ Tân Sơn Nhất, thời gian cân hàng đưa hàng vào kho để hạn chế tối đa mọi rủi ro.
Nguồn tham khảo: Tâm sự thực tập ngành xuất nhập khẩu