Trong bài viết Các vị trí liên quan Air cargo trong công ty Logistics (Phần 1) Huyền đã chia sẻ một vài điều cần lưu ý với vị trí Cus/Docs.
Đối với vị trí này, thường các công ty không yêu cầu ứng viên có nhiều kinh nghiệm (từ 3-5 năm trở lên) mà thường yêu cầu kinh nghiệm 1-2 năm, thậm chí có công ty chấp nhận sinh viên mới ra trường nhưng bạn cần đáp ứng các điều kiện về ngoại ngữ, chuyên ngành đào tạo, kỹ năng, kiến thức, thái độ làm việc,…
Sau khi vượt qua được vòng phỏng vấn, bạn sẽ phải trải qua thời gian thử việc 2 tháng trước khi trở thành nhân viên chính thức. Bài viết dưới đây là một vài chia sẻ của bản thân khi mình bắt đầu học việc ở vị trí nhân viên chứng từ, nếu bạn có thêm các tip khác thì có thể chia sẻ ở phần bình luận để mọi người học hỏi lẫn nhau bạn nhé.
#1. Chuẩn bị sổ ghi chép
Khi bắt đầu hướng dẫn công việc cho các bạn sinh viên mới ra trường hoặc các bạn chưa có kinh nghiệm ở vị trí cus/docs thì mình sẽ bảo các bạn chuẩn bị một cuốn sổ để ghi chép lại những thông tin quan trọng về quy trình, hệ thống, kiến thức,…
Chắc chắn không phải ai cũng có trí nhớ siêu phàm, nói một lần có thể nhớ luôn nên bạn cần ghi chép lại cẩn thận khi được anh chị đồng nghiệp hướng dẫn, đặc biệt là những người mới chưa sử dụng hệ thống bao giờ.
Bạn cần ghi cụ thể, lần lượt các bước 1,2,3,… để lần sau bạn được giao công việc tương tự thì sẽ mở sổ ra xem lại thông tin thay vì việc hỏi lại người đã hướng dẫn bạn. Điều này sẽ làm mất thời gian, thậm chí khiến người khác sẽ cảm thấy khó chịu vì phải nói lại một vấn đề nhiều lần.
Khi bắt đầu một công việc mới, bạn sẽ được hướng dẫn về quy trình xử lý một lô hàng, trong quá trình được nghe hướng dẫn bạn nên ghi chép lại sơ bộ quy trình, sau đó công ty sẽ gửi cho bạn file mềm/file cứng quy trình làm việc để bạn follow theo.
Thậm chí đối với những người đã đi làm nhiều năm cũng cần một cuốn sổ để ghi chép lại thông tin mới được cập nhật thường xuyên qua các cuộc họp công ty, buổi training, cuộc họp với đối tác, khách hàng, đại lý,… hoặc có thể mục đích của cuốn sổ là để bàn giao công việc/giấy tờ quan trọng khi bạn nghỉ phép.
#2. Tìm hiểu quy trình xử lý hàng hóa
Mỗi một vị trí sẽ có quy trình xử lý hàng hóa khác nhau ví dụ phòng xuất sea, xuất air, phòng nhập sea/air (thường hàng nhập sẽ xử lý chung cả sea và air còn hàng xuất sẽ tách riêng).
Nếu vị trí của bạn là nhân viên chứng từ của phòng xuất air thì bạn sẽ phải tìm hiểu Quy trình hàng xuất bằng đường hàng không ở công ty Forwarder.
Ở các công ty quy mô nhỏ (local)
Nhân viên sẽ được xử lý một lô hàng từ đầu đến cuối thì sẽ có cái nhìn tổng quát về quy trình khá tốt. Từ đó dễ hình dung, hiểu bản chất công việc mình đang làm và chủ động tự xử lý công việc.
Ở các công ty quy mô lớn (global)
Các công ty global thường có độ chuyên môn hóa cao thì sẽ phân ra từng nhóm để xử lý từng khâu trong quy trình.
Ví dụ trong phòng air xuất sẽ chia ra team chuyên booking, team chuyên làm bill, team chuyên track & trace, team nhập số liệu để chốt file…Vì bạn chỉ được phụ trách một khâu nhỏ thì sẽ khó hình dung cả quy trình xử lý hàng hóa, đôi khi bạn chỉ làm bước 3, 4 thì sẽ khó nắm bắt vấn đề ở các khâu trước đó,…
Nếu sinh viên mới ra trường chỉ được giao nhiệm vụ ở bước đầu tiên hoặc bước cuối cùng thì việc hiểu quy trình sẽ giúp cho bạn cần phải làm gì và hiểu rõ sự liên kết giữa các bước như thế nào, từ đó chủ động tự xử lý công việc.
Theo quan điểm của mình, việc nắm và hiểu rõ quy trình rất quan trọng. Có rất nhiều phương thức vận chuyển và vị trí công việc khác nhau, mỗi một vị trí lại có một quy trình cụ thể riêng biệt và đặc thù vì vậy trước khi học việc bạn cần nắm vững quy trình xử lý hàng hóa.
Mình đã có cơ hội training cho các bạn sinh viên mới ra trường hoặc các bạn chưa có kinh nghiệm về air export, điều đầu tiên mình nói là chi tiết về từng bước trong quy trình, ở từng bước ai phải làm gì và trách nhiệm như thế nào.
Khi đã hiểu quy trình bạn sẽ hiểu trách nhiệm của các bên liên quan là gì, bạn ở bước nào và cần liên hệ với ai để giải quyết công việc.
Nếu đã hiểu quy trình thì bạn sẽ tự chủ động tự xử lý công việc. Khi đã hiểu rõ bản chất công việc mình đang làm thì chắc chắn bạn sẽ ghi nhớ lâu hơn, làm đúng hơn, tránh các rủi ro có thể phát sinh cho mình, khách hàng và các bên liên quan.
#3. Tổng kết lại công việc và làm to-do list
Sau một ngày học việc, bạn nên viết ra những việc bạn đã làm được, những việc đang làm dở, những việc chưa hiểu và những việc chưa làm được để ngày hôm sau nhờ anh chị đồng nghiệp hướng dẫn tiếp.
Ngoài ra, khi bạn tổng kết công việc thì sẽ không bị sót các đầu việc quan trọng trong ngày hoặc các đầu việc phải xử lý ngày hôm sau (to-do list). Đây chính là một trong những cách quản lý công việc hiệu quả.
Công việc của vị trí nhân viên chứng từ khá rập khuôn, ngày hôm sau sẽ có cơ hội thực hành việc của ngày hôm trước. Bạn chỉ cần lặp đi lặp lại công việc nhiều lần thì sẽ ghi nhớ được quy trình làm việc cơ bản.
Sau một tuần làm việc, vào sáng thứ 7 bạn nên tổng kết lại những việc bạn đã làm được trong một tuần qua, bạn đã làm được những gì và nắm được công việc đến đâu, có những khó khăn gì chưa giải quyết được và mục tiêu đề ra cho tuần tiếp theo.
Thời gian thử việc thường là 2 tháng nhưng các công ty thường mong muốn nhân viên mới sẽ theo được công việc trong vòng 1 tháng, nắm được những cái cơ bản về quy trình làm việc, khách hàng, hệ thống của công ty,… Khi bạn càng học hỏi nhanh, chủ động trong công việc thì cơ hội pass thử việc của bạn càng lớn.
#4. Những lưu ý quan trọng
Tránh làm tắt quy trình
Khi làm chứng từ, bạn cần phải tỉ mỉ, cẩn thận, follow theo quy trình của công ty, có những thông tin phải chính xác 100%, có những thông tin có thể linh hoạt được. Cái linh hoạt này là khi bạn đã có kinh nghiệm làm việc rồi, bạn đã có những kinh nghiệm cá nhân để xử lý công việc đạt hiệu quả cao.
Đối với các bạn mới đi làm, mặc dù bạn biết bước này có thể bỏ qua nhưng bạn vẫn nên tuân theo quy trình chuẩn của công ty. Sau 1, 2 năm làm việc bạn đã có kinh nghiệm riêng của bản thân thì lúc đó mới có thể xử lý công việc linh hoạt theo cách riêng của bạn, miễn sao công việc đạt hiệu quả và không gây ra ảnh hưởng hay thiệt hại đến cá nhân, tổ chức khác.
Có thể hóng chuyện
Khi đi làm văn phòng, các anh chị thường có sở thích chia sẻ công việc với nhau, những vấn đề, khó khăn gặp phải và cách giải quyết vấn đề đó. Bạn có thể hóng chuyện đó để thu thập kiến thức về xử lý một trường hợp cụ thể.
Khi bạn đang giải quyết công việc của mình thì nên tập trung chỉ hóng chuyện khi bạn có thời gian rảnh, tránh gây xao nhãng ảnh hưởng đến công việc và chỉ nên hóng những chuyện liên quan đến việc “học việc” của bạn mà thôi.
Trong lúc hóng chuyện nếu chỗ nào chưa hiểu thì bạn nên hỏi lại luôn vì lúc đó anh chị đang có thời gian rảnh, còn lúc mọi người đang tập trung làm việc thì việc giải đáp thắc mắc sẽ khó khăn hơn.
Khi người khác chia sẻ vấn đề, bạn có thể học được rất nhiều điều, đó chính là những “case study” trong Logistics.
Xem lại những lô hàng cũ và học hỏi cách làm việc qua những email được CC vào
Khi mới bắt đầu học việc vị trí chứng từ, mình thường xem lại những lô hàng cũ mà anh chị đã xử lý trước đó vì thường mọi lô hàng sẽ xử lý tương tự như nhau trừ những trường hợp đặc biệt.
Bên cạnh đó, khi bạn bắt đầu được học việc thì anh chị phụ trách sẽ CC email của bạn vào những bên liên quan để bạn cùng follow, sẽ có 2 mục đích là học hỏi thêm hoặc giao cho bạn xử lý bước tiếp theo. Qua những email được CC đó bạn sẽ học hỏi được cách soạn thảo email, cách trả lời email, cách giải quyết công việc khi gặp trouble,…
Nếu được thì bạn nên nhờ anh chị phụ trách chia sẻ những email đã xử lý những lô hàng cũ để bạn học hỏi thêm. Theo mình đó là một trong những cách để bạn nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng.
Thái độ chủ động
Đối với nhân viên ngành Logistics thì tính chất công việc khá bận rộn cho nên bạn cần chủ động trong cách học việc, không nên mọi vấn đề đều hỏi ngay mà có những cái bạn nên dành thời gian tìm hiểu trước rồi mới hỏi lại người hướng dẫn mình.
Ví dụ: đối với nhân viên phòng xuất air bạn nên dành thời gian tìm hiểu các kiến thức cơ bản về hàng air như cách tính CW, các loại máy bay, bộ chứng từ cơ bản,… mình đã chia sẻ trong các bài viết trước bạn tìm đọc lại nhé.
Ngoài việc học hỏi qua anh chị phụ trách trực tiếp, bạn có thể học hỏi từ anh chị phòng ban khác đặc biệt là team hiện trường ở cảng/sân bay vì team hiện trường là người trực tiếp xử lý hàng hóa nên sẽ nắm khá vững quy trình, cách xử lý tình huống thực tế,… Đồng thời bạn có thể học hỏi qua các kênh mạng xã hội, hội nhóm xuất nhập khẩu & logistics,… sẽ có những kiến thức hay ho có thể dùng được cho công việc của mình.
Kỹ năng quan sát
Một trong những kỹ năng quan trọng mà Huyền đang dạy cho bé lớn nhà mình đó là kỹ năng quan sát. Khi đến một địa điểm nào mới bạn nên dành ra khoảng thời gian khoảng 3-5 phút để quan sát địa điểm đó như lối vào, lối ra (lối thoát hiểm), cách bài trí,…
Bạn có thể tận dụng kỹ năng quan sát để học việc một cách nhanh nhất. Hàng ngày, bạn nên đến sớm hơn mọi người khoảng 5-10 phút để quan sát các anh chị khi đến văn phòng sẽ ưu tiên làm việc gì trước, làm việc gì làm sau. Bạn có thể quan sát cách làm việc và xử lý công việc của mỗi người. Ví dụ khi in bill mình sẽ phải để giấy như thế nào, cách dùng máy scan, máy in, cách sử dụng điện thoại bàn, cách gõ bàn phím bằng 10 ngón, cách sắp xếp hồ sơ, giấy tờ…
Đối với sinh viên mới ra trường thì cần phải học rất nhiều kỹ năng khác nhau như một số kỹ năng mình kể ở trên. Nếu được thì bạn nên rèn luyện các kỹ năng đó trong thời gian thực tập ở công ty, khi đã được công ty chấp nhận và cho bạn thời gian thử việc thì bạn đã có các kỹ năng đó rồi, bạn sẽ có nhiều thời gian để học thêm nhiều kiến thức và kỹ năng mới khác.
Trên đây là một vài chia sẻ cá nhân của mình về cách học việc cho người mới đi làm vị trí nhân viên chứng từ – vị trí đòi hỏi ít kinh nghiệm nhất trong công ty XNK/logistics. Mình tin mỗi bạn sẽ có một cách học việc riêng, một phương pháp riêng của bản thân, miễn sao mục đích cuối cùng là pass qua vòng thử việc và được trở thành nhân viên chính thức của công ty. Huyền chúc các bạn thành công!