Vào thời điểm mình còn là sinh viên có rất nhiều kỹ năng quan trọng và cần thiết mà các thầy cô trong trường đại học không dạy và hướng dẫn, mình phải tự tìm tòi và trau dồi qua thời gian thực tập và làm việc thực tế.
Theo quan điểm cá nhân mình thì có một vài yếu tố cốt lõi sau bạn nên chuẩn bị trước khi xin việc trong ngành Logistics, bạn hãy theo dõi bài viết phía dưới nhé.
#1. Bằng đại học/cao đẳng
Bằng đại học không phải là yếu tố quan trọng nhất quyết định thu thập của bạn nhưng ở Việt Nam bằng cấp là điều kiện cần và là một trong những yêu cầu bắt buộc của hầu hết các công ty khi đăng tuyển ứng viên.
Trong quá trình học thì bạn nên học tất cả các môn chứ không nên chỉ tập trung 100% vào các môn học chuyên ngành vì mỗi một môn học sẽ cung cấp những kiến thức khác nhau phục vụ công việc trong tương lai.
Nếu không tốt nghiệp bất kỳ một trường lớp nào thì bạn vẫn có thể có cơ hội làm việc trong ngành Logistics nhưng có lẽ sẽ có khó khăn hơn vì nhà tuyển dụng chưa hiểu bạn là người như thế nào và có kỹ nặng gì đặc biệt hơn so với các ứng viên khác.
#2. Incoterm
Incoterm là kiến thức cơ bản nhưng đóng vai trò rất quan trọng trong Xuất nhập khẩu & Logistics. Incoterm được ví như bảng cửu chương trong ngành XNK & Logistics.
Bạn nên đọc thật kỹ các điều khoản trong Incoterm để hiểu rõ các quy tắc có liên quan đến giao nhận hàng hóa, quy định về trách nhiệm, chi phí, rủi ro của người mua, người bán trong từng điều khoản.
Incoterm được coi như một bộ tập quán quốc tế, giúp việc đàm phán giữa người mua và người bán dễ dàng hơn. Chỉ cần nói về 1 điều khoản nào đó thì người bán, người mua lẫn các công ty làm dịch vụ logistics/FWD sẽ hiểu nghĩa vụ, chi phí phải trả và rủi ro phải chịu của các bên liên quan.
Kiến thức thì rất nhiều, bạn có thể quên sau khi tốt nghiệp nhưng không nên quên Incoterm bạn nhé.
#3. Ngoại ngữ
Ngoại ngữ quan trọng nhất trong các ngoại ngữ bạn nên học là tiếng Anh vì các chứng từ, giao dịch, làm việc giữa các bên liên quan là bằng tiếng Anh.
Theo quan điểm cá nhân của mình thì bạn có thể học TOEIC và tiếng anh giao tiếp. Các bài trong TOEIC có liên quan nhiều đến tiếng anh thương mại, tiếng anh giao tiếp công sở nên bạn có thể áp dụng khi đi làm thực tế. Còn IELTS mang tính học thuật nhiều hơn TOEIC, sẽ đi sâu vào nhiều chủ đề khác nhau. Nếu bạn học được IELTS thì quá tốt, đó là một trong những lợi thế để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Tiếng anh là một trong những công cụ đắc lực phục vụ công việc cho nên càng có càng nhiều công cụ tốt thì càng phục vụ nhiều cho công việc của bạn.
Mình lấy ví dụ trong một ngày bạn sẽ nhận được rất nhiều email từ agent nước ngoài, các thông báo từ hãng tàu/airlines bằng tiếng Anh, nếu bạn cứ phải dùng google translate dịch từng email để hiểu nội dung, sau đó dùng google translate để dịch câu trả lời của bạn sang tiếng Anh thì quá mất thời gian. Đồng thời nhiều khi dùng google translate để dịch Việt-Anh thì đôi khi không chính xác, không diễn tả được đúng ý của bạn.
Một điều quan trọng nữa là để xin được việc thì ít nhất bạn phải sử dụng được tiếng Anh để pass qua các vòng hồ sơ và phỏng vấn. Các công ty nước ngoài sẽ chắc chắn phỏng vấn bằng tiếng Anh còn hiện nay các công ty Việt Nam cũng có xu hướng phỏng vấn bằng tiếng Anh để test trình độ tiếng Anh của các ứng viên. Do đó, bạn nên dành thời gian trau dồi tiếng Anh khi còn đang đi học nhé.
Sau tiếng Anh bạn nên dành thời gian học thêm tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,… vì đã có rất nhiều công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) đã đầu tư nhà máy ở Việt Nam. Số lượng các công ty Trung, Hàn, Nhật chiếm tỷ lệ lớn và có nhiều công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự biết tiếng Trung, Hàn, Nhật.
Nếu nghiệp vụ của bạn chưa có thì công ty sẵn sàng đào tạo cho bạn nhưng để các công ty đào tạo tiếng Trung, Hàn, Nhật thì rất khó nên nếu bạn biết thêm nhiều ngoại ngữ ngoài tiếng Anh thì đó chính là lợi thế của bạn khi đi xin việc.
#4. Kỹ năng
Kỹ năng làm việc nhóm
Khi làm việc, bạn không chỉ làm việc trong phòng/đội nhóm của mình còn phải làm việc với đồng nghiệp ở phòng ban khác. Công ty là một tập thể lớn, mỗi phòng ban là một tập thể nhỏ, tất cả đều cùng nhau đóng góp công sức thì công ty mới có thể phát triển và tạo ra nhiều lợi nhuận.
Trong một tập thể lớn, mỗi cá nhân lại có một tính cách khác nhau nên sẽ khó tránh khỏi những mâu thuẫn, bất đồng, xung đột nên bạn cần phải rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm. Đứng trước một vấn đề bạn cần lắng nghe, nhìn nhận vấn đề xem có đúng hay không, đưa ra ý kiến đóng góp cho Team Leader, Manager để cùng xây dựng phòng & công ty phát triển.
Khi bạn làm trong một nhóm thì nên có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau. Nếu anh chị trong team nghỉ phép, mình sẽ hỗ trợ (back up) làm luôn công việc của anh chị đó, chứ không phải khi làm việc bạn chỉ biết mỗi công việc của riêng bạn, cần hỗ trợ công việc với nhau giữa các đồng nghiệp trong cùng một team.
Khi có kiến thức, thông tin hay ho thì chia sẻ với nhau. Bạn làm tốt công việc của bạn thì đã được đánh giá cao rồi nhưng khi bạn đóng góp ý kiến để xây dựng phòng ban phát triển lên, tạo ra năng suất công việc cao hơn thì sẽ nhận được đánh giá cao hơn từ manager.
Kỹ năng làm việc độc lập
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng đối với mỗi nhân viên. Công ty sẽ giao việc cho bạn và bạn phải chịu trách nhiệm 100% với công việc đó chứ không được dựa dẫm vào đồng nghiệp hay quản lý của bạn.
Làm việc độc lập là bạn biết quản lý công việc và có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Kỹ năng vi tính văn phòng
Mức độ sử dụng kỹ năng vi tính sẽ tùy thuộc vào từng công việc, vị trí trong công ty.
Đối với vị trí Kế toán sẽ cần sử dụng nhiều hàm phức tạp trong excel.
Đối với vị trí chứng từ thì chỉ cần sử dụng hàm đơn giản trong excel, biết thêm cách sử dụng word và power point.
Ngoài biết cách sử dụng thì bạn cần rèn luyện để sử dụng công cụ máy tính một cách hiệu quả.
Ví dụ: Bạn gõ mổ cò mất 2 phút để soạn 1 cái email, còn đồng nghiệp của bạn gõ 10 ngón thì mất 1 phút. Trong khi đó một ngày nhận hàng trăm email nên việc gõ mỏ cò sẽ rất mất thời gian dẫn đến năng suất làm việc thấp.
Cùng một khối lượng công việc như nhau nhưng sẽ có người xử lý công việc nhanh hơn, năng suất lao động cao hơn, bạn cần phải xem lại mình xem mỗi bước bạn làm take time bao nhiêu, có công cụ nhưng không biết sử dụng thì lúc nào bạn cũng tất bật, vội vàng, công việc đổ dồn không xử lý kịp dễ tạo ra stress.
Ngoài ra nhân viên chứng từ cũng cần thành thạo word vì sẽ phải làm công văn, văn bản trong một số trường hợp cần thiết.
Kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán, xử lý vấn đề, lập kế hoạch,…)
Việc giao tiếp trong môi trường công sở cũng khá phức tạp. Không đơn giản là việc nói mà còn là việc nghĩ, có những cái nên nói, có những cái không nên nói, có những cái nên làm, có những cái không nên làm.
Việc học giỏi là tốt nhưng nên dành thời gian bước ra xã hội, giao tiếp xã hội để mạnh dạn hơn trong cuộc sống. Trong thời gian là sinh viên ngoài việc học trên lớp thì nên dành thời gian tập thể thao, tham gia câu lạc bộ, tìm việc làm thêm, học thêm ngoại ngữ, rèn luyện các kỹ năng mềm,…không nên dành nhiều thời gian cho việc lướt mạng xã hội, xem phim, nghe nhạc, chat chit, ngủ nướng, tiệc tùng, ăn nhậu, mua sắm,…
Trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ được nhà tuyển dụng đưa ra một loạt case study và bạn cần tìm ra cách giải quyết vấn đề.
Bên cạnh đó qua việc làm bài thuyết trình trên lớp bạn cũng sẽ có cơ hội rèn luyện các kỹ năng như thuyết trình, phản biện, lập kế hoạch,…
#5. Kiến thức kinh tế xã hội
Logistics gắn kết chặt chẽ với hoạt động thương mại, xuất nhập khẩu do vậy các bạn sinh nên dành thời gian tự đọc thêm thông tin và tự cập nhật các thông tin hàng ngày. Vì các bạn chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế nên các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên qua các bài test kiến thức xã hội và các câu hỏi phỏng vấn liên quan như sau:
- Bạn có biết năm 2022 nhà đầu tư của quốc gia nào tài trợ nhiều vốn cho ngành Logistics nhất thị trường Việt Nam và nó có ảnh hưởng đến thị trường hay không?
- Bạn hãy kể tên các hãng hàng không của Việt Nam.
- Bạn hãy kể tên một số sân bay quốc tế lớn trên thế giới.
Điều cuối cùng mĩnh nghĩ là quan trọng nhất đó chính là “Thái độ” của bạn. Có thể bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chưa vững vàng, tất cả đều có thể đào tạo được nhưng “thái độ” không tốt thì sẽ rất khó có cơ hội được các doanh nghiệp nhận.
Theo mình khi làm một ngành nghề gì thì bạn nên có sự “yêu nghề” để đủ sức vượt qua được những khó khăn, áp lực trong công việc và có động lực để cố gắng hơn mỗi ngày.
Hãy luôn xây dựng cho bản thân mình một thái độ cầu tiến, không ngừng học hỏi, nghiêm túc trong công việc, biết tự chịu trách nhiệm với công việc. Khi bạn thể hiện một thái độ tốt thì không có lý do gì mà bạn không tìm được một công việc và có nhiều cơ hội phát triển sự nghiệp trong tương lai.